DANH MỤC
Du lịch Vietpower - Nối Kết Bạn Và Thế Giới
HOTLINE: 024 3640 1905 - 0936 336 389
Hỗ trợ khách hàng zalo viber 0936 336 389 skype Chat

»
»

Hội chợ quốc tế

 

Các hội chợ quốc tế mở ra nhằm tạo cơ hội rất lớn cho các doanh nghiệp, giúp họ có thể mở rộng hợp tác kinh doanh, nghiên cứu và mở rộng thị trường…Rất nhiều những lợi ích mà các doanh nghiệp tham gia nhận được. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có nhiều kinh nghiệm trong việc tham gia hội chợ. Những lúng túng, sơ suất do không được trang bị một cách kỹ càng kiến thức về hội chợ khiến không ít doanh nghiệp không đạt được mục đích như mong muốn. Dưới đây là những điều cơ bản mà doanh nghiệp cần ghi nhớ trước khi đăng ký tham gia một hội chợ quốc tế.

 

1. THỦ TỤC

 

Visa

Bạn cần kiểm tra xem đất nước nơi bạn tham dự hội chợ có yêu cầu Visa không, nếu không thì thời gian cư trú tối đa của bạn là bao lâu và thủ tục đi kèm là gì. Mỗi một nước lại có yêu cầu khác nhau về việc cấp Visa, và chính sách của các Đại sứ quán lại thường xuyên thay đổi. Cho dù bạn sử dụng dịch vụ hay tự đi làm Visa, đừng quên kiểm tra kĩ vấn đề này, nếu không đến gần ngày đi bạn sẽ rất vất vả “xoay” cho đủ thủ tục.

Một lời khuyên nữa của tôi dành cho bạn, hãy làm Visa sớm (ít nhất 10 ngày trước khi khởi hành).Thứ nhất, đôi khi các Đại sứ quán sẽ đóng cửa tổ chức sự kiện nội bộ không báo trước. Thứ hai, giấy tờ của bạn có vấn đề nên phải làm lại Visa. Và thứ ba, một số nước sẽ bắt chứng minh tài chính khi làm Visa. Liệu trước khi khởi hành một tuần, bạn có thể chuẩn bị một tài khoản chứa hàng chục hay hàng trăm triệu để chứng minh tài chính không? Tựu chung, tôi khuyên bạn hãy chuẩn bị việc làm Visa càng sớm càng tốt.

 

Hộ chiếu

Hãy kiểm tra xem thời hạn hộ chiếu có còn trên 6 tháng không, để gia hạn hộ chiếu nếu cần.

 

Giấy mời

Nếu bạn có giấy mời từ Ban tổ chức hội chợ, một số Đại sứ quán sẽ nhanh chóng xét duyệt thủ tục cho bạn. Vì vậy, khi đăng kí tham gia sự kiện đừng quên hỏi xin giấy mời (nếu họ có cấp).

Nhằm tránh rủi ro, bạn nên chuẩn bị đầy đủ thủ tục và đặt vé máy bay ít nhất 2 tuần trước khi khởi hành

 

2. HÀNH TRÌNH THAM DỰ HỘI CHỢ

 

a. Khách sạn

Mùa hội chợ tuy diễn ra ngắn ngày, nhưng bao giờ cũng đông vì thu hút khách tham dự từ khắp nơi trên thế giới. Vì vậy hãy đặt phòng khách sạn trước nhiều tuần, và vì bạn chỉ ngủ ở khách sạn thôi, nên tôi khuyên bạn không nên chú trọng chọn khách sạn đắt tiền, nhiều tiện nghi mà nên đặt tiêu chí gần khu tổ chức hội chợ lên hàng đầu. Không phải cứ khách sạn trong thành phố là tốt, bởi rất nhiều khi địa điểm diễn ra hội chợ lại đặt ở ngoại ô, gần các khu công nghiệp.

Bên cạnh đó, bạn hãy xem xét tới tiêu chí khách sạn nào hỗ trợ phương tiện đi lại trong thành phố (shuttle bus) và đi tới hội chợ, để thuận lợi cho việc di chuyển và tiết kiệm tiền taxi.

 

b. Đi với ai?

Nếu bạn đã quen đi hội chợ thì bạn hoàn toàn có thể đi một mình. Nhưng nếu bạn chưa quen, hoặc mới đi lần đầu, hãy tìm những đoàn do Hội chợ hoặc Đại sứ quán hoặc các công ty truyền thông cho sự kiện này đứng ra tổ chức (đừng tìm các công ty tổ chức tour). Bởi khi đi với các đoàn như này, thường thì bạn sẽ được hưởng các ưu đãi đặc biệt như miễn phí khách sạn, miễn phí xe bus, giảm giá vé vào cửa, v.v

 

c. Đi như thế nào?

Có rất nhiều người nhầm tưởng đi hội chợ là việc rất đơn giản. Tuy nhiên, nếu bước vào một khu trưng bày có diện tích lớn hơn 120.000m2 với hàng nghìn gian hàng, hàng nghìn nhà cung cấp trưng bày hằng hà sa số những biển quảng cáo đủ thứ tiếng, bạn ắt sẽ cảm thấy choáng ngợp. Điểm tốt của việc đi hội chợ là bạn có thể tìm mua tất cả mọi thứ mình cần ở một địa điểm, nhưng điểm bất lợi chính là không biết bắt đầu từ đâu và có thể lãng phí thời gian một cách vô ích. Vậy bạn cần vạch ra chiến lược như thế nào? 

Trước hết, hãy vạch ra những sản phẩm mình quan tâm và khoanh vùng trên bản đồ hội chợ. Một hội chợ có thể kéo dài hàng tuần liền, nhưng thông thường một người sẽ dành ra khoảng ba ngày để đi hội chợ. Vậy chiến lược cho ba ngày đi hội chợ là gì?

Ngày 1 – Bạn nên dành trọn ngày này để bao quát mọi thông tin cần thiết về hội chợ như: 

Số lượng gian hàng

Xu hướng sản phẩm bạn quan tâm năm nay thay đổi ra sao?

Hình thức, chất lượng mặt bằng chung như thế nào?

Lời khuyên của tôi là hãy chụp ảnh các gian hàng, sản phẩm bạn muốn xem và đánh dấu vị trí của chúng, để thuận tiện cho ngày thứ hai.

Ngày 2 – Hội chợ sẽ vắng khách hơn, và đây là lúc bạn dành thời gian tìm hiểu kĩ về sản phẩm

Từ dữ liệu đã thu được từ ngày thứ nhất, bạn có thể xác định mình sẽ đến bao nhiêu gian hàng trong ngày, và phân bổ thời gian hợp lý để tham quan và nói chuyện với các nhà cung cấp. Nội dung nói chuyện là gì? Mời bạn xem mục tiếp theo.

Ngày cuối – Đây là ngày quan trọng nhất khi bạn chốt các đơn hàng và liên hệ với các đơn vị cung cấp để tham quan xưởng sản xuất/nhà máy

 

d. Trang bị như thế nào khi đi hội chợ? 

Nước uống. Mọi hội chợ đều có khu cung cấp thực phẩm và nước uống (foodcourt), nhưng để tiết kiệm thời gian bạn nên trang bị sẵn nước uống để tránh mệt lả vì thiếu nước 

Túi. Nếu dùng túi đeo vai hay túi xách tay, bạn sẽ không đựng được nhiều thứ, khiến cho việc đi lại trở nên vất vả và còn gây mất an ninh nữa. Phụ nữ nên sử dụng ba-lô hoặc túi kéo, và điều này cũng áp dụng với cả nam giới. Tôi xin đưa ra gợi ý là sử dụng một chiếc túi kéo như hình dưới đây, vừa có ngăn đựng laptop lại có ngăn đựng catalogue, vô cùng thoải mái và tiện lợi.

Giày. Việc mang một đôi giày thoải mái có thể ví như mặc một chiếc áo giáp tốt nhất khi ra trận. Các chị em phụ nữ đừng đi giày cao gót còn nam giới cũng nên chọn những đôi thoải mái như giày clarks, loafers, crocks (hình) hay giày thể thao, thay vì bịt kín mũi chân trong đôi giày da. Bạn có thể đi đến hàng cây số trong khu vực hội chợ, nên tuyệt đối đừng đi dép lê (cực kì mỏi chân) hay giày cao gót.

Trang phục. Hãy chú ý khí hậu ở nơi bạn đến. Thứ nhất, hãy mặc trang phục có thể thoát hơi. Thứ hai, hãy mặc những trang phục giúp bạn dễ dàng cử động, như khi đi bộ hay ngồi nghỉ. Tôi thấy không ít khách đi hội chợ ăn mặc trang trọng như complê, thắt caravat. Nếu khí hậu cho phép bạn mặc như vậy thì tốt, còn nếu không, hãy chú ý để bản thân không bị nhiễm lạnh, hay quá nóng, và quan trọng nhất là đi được thật nhiều.

Card visit. Khi bạn vào thăm các gian hàng, thường thì các công ty sẽ đề nghị bạn để lại card visit. Trong trường hợp này không nên tiếc rẻ hay sợ bị làm phiền, vì nếu không để lại card visit họ sẽ kém nhiệt tình với bạn hơn một chút, và có thể bạn sẽ không lấy được catalogue hay sản phẩm mẫu.

Catalogue. Không nên “tham” mà lấy catalogue của mọi gian hàng, bạn chỉ nên lấy catalogue của gian hàng mà bạn thực sự quan tâm. Hãy dành thời gian trong ngày một để “săm soi”, và nhặt catalogue của các hãng, đặt vấn đề về sản phẩm vào ngày thứ hai.

Ngôn ngữ. Không phải công dân ở mọi quốc gia đều có thể giao tiếp tiếng Anh thành thạo (nhất là khi bạn đi hội chợ ở các nước châu Á). Dù bạn rất tự tin với khả năng tiếng Anh của mình, tôi cũng xin có lời khuyên là hãy tìm một người phiên dịch đi cùng để hỗ trợ bạn trong việc đàm phán. Ở Trung Quốc có hẳn một nghề là phiên dịch dẫn đường, gọi là “dai” (tiếng Việt đọc là “tai”). Bạn có thể thuê người bản xứ, vốn đã quen làm phiên dịch cho người Việt Nam, hoặc sinh viên Việt Nam đang học tập ở Trung Quốc. Chi phí bạn phải trả rơi vào khoảng 200-300 tệ/ngày.

 

e. Hỏi gì?

Lấy sản phẩm mẫu: Khi làm việc với nhà cung cấp, có hai việc bạn nên làm: chụp lại ảnh và xin sản phẩm mẫu. Nhưng thường có vấn đề phát sinh như sau.

Trường hợp 1: Nhà cung cấp đủ nhiệt tình để cho bạn mẫu.

Trường hợp 2: Bạn sẽ phải bỏ tiền ra mua.

Trường hợp 3: Nhà cung cấp nhiệt tình nhưng họ không bày sản phẩm ở gian hàng, lúc này bạn nên để lại địa chỉ khách sạn để họ gửi mẫu cho bạn.

 

Các vấn đề đưa ra trao đổi:

MOQ (Minimum Order Quantity – Số lượng đặt hàng tối thiểu):

MOQ của mỗi một ngành hàng lại khác nhau, nếu bạn mua máy móc cỡ lớn chẳng hạn, chỉ cần đặt từ một đến năm chiếc, nhưng nếu là bút bi, hay bu-lông, ốc vít thì có thể bạn cần đặt một vạn chiếc trở lên

 

OEM* (Original Equipment Manufacturer – Nhà sản xuất thiết bị gốc):

Một nhà máy tại Trung Quốc có thể cung cấp hàng cho bạn theo 2 kiểu như sau. Thứ nhất, bán hàng do họ tự sản xuất ra, lấy nhãn mác của họ. Cách thứ hai – cách mà phần lớn nhà máy Trung Quốc đang dựa vào – là OEM, nghĩa là bạn có thể sử dụng sản phẩm của nhà máy Trung Quốc và gắn nhãn mác của mình lên. Hoặc thậm chí bạn có thể tự thiết kế sản phẩm của mình, đưa ra yêu cầu kĩ thuật và đặt hàng cho nhà máy Trung Quốc sản xuất. Vì OEM ở Trung Quốc rất cạnh tranh, nên giá sản phẩm họ tự sản xuất và sản phẩm do khách đặt hàng sản xuất không chênh nhau nhiều. Do họ sống bằng nghề OEM đã nhiều năm nay, nên nếu bạn lựa chọn phương thức này thì các nhà máy luôn sẵn sàng tư vấn bạn tận tình.

(*): Cung cấp hàng theo dạng OEM có nghĩa là nhà sản xuất A sản xuất một loại linh kiện nào đó (chẳng hạn như Intel sản xuất CPU) để cung cấp cho nhà sản xuất B tạo ra sản phẩm mang thương hiệu của B (như FPT sản xuất – lắp ráp máy tính Elead).

 

Nhà máy:

Các nhà máy rất coi trọng việc khách đến tham quan nhà máy. Khi đó, họ sẽ có cảm giác bạn thực sự nghiêm túc trong vấn đề mua hàng, hay hợp tác với họ. Bên cạnh đó, đôi khi bạn khó có thể mặc cả về giá ở hội chợ, nhưng nếu xuống tận nhà máy, họ sẽ tiếp đón bạn nhiệt tình hơn và công cuộc đàm phán sẽ diễn ra thuận lợi hơn.

 

Giá:

Gần như chắc chắn bạn sẽ thương lượng được về giá với các nhà máy, nhưng họ sẽ đặt câu hỏi về số lượng hàng bạn order (xem phần về MOQ ở trên). Nếu bạn mua với số lượng lớn thì họ sẽ để cho bạn giá tốt, nhưng nếu bạn chỉ mua thử vài sản phẩm (giá trị nhỏ) thì đừng nên mất công mặc cả, và khi đó thậm chí các nhà máy cũng không muốn phí thời gian tiếp bạn. Thứ nhất, giá mua có rất nhiều loại: giá EX Works (Giá giao tại xưởng), CIF (giá của bên bán hàng đã bao gồm giá thành của sản phẩm, cước phí vận chuyển và phí bảo hiểm), FOB (giá giao tại boong tàu, bên bán trả cước phí xếp hàng lên tàu), v.v Thứ hai, cho dù các công ty đều đặt ra MOQ, nhưng thường thì họ vẫn để cho bạn trial order (đặt thử) cho lần đặt hàng đầu tiên, với số lượng sản phẩm ít, chất lượng.

 

Đặt hàng:

Nếu bạn đi Trung Quốc thì tôi có thể đảm bảo việc đặt hàng sẽ diễn ra vô cùng dễ dàng, bởi nhà cung cấp ở quốc gia này có mối quan hệ thân thiết với các đơn vị đóng gói hàng hóa và vận chuyển, họ có thể giao hàng tận nhà cho bạn dù bạn đi qua con đường tiểu ngạch hay chính ngạch. Nếu bạn tự làm thì chi phí sẽ rẻ hơn, nhưng tôi khuyên khi đặt lần đầu hãy dựa vào bên cung cấp hàng hóa nhằm tránh rủi ro.

 

Follow-up:

Khi bạn về nước, gần như 100% các đơn vị kinh doanh sẽ “bám” theo bạn qua email. Đừng quên dặn họ hãy báo giá thường xuyên cho bạn (và bạn vẫn có thể mặc cả nếu họ cảm thấy bạn thực sự nghiêm túc về vấn đề đặt hàng). Và cũng đừng ngạc nhiên nếu mỗi ngày họ đều gửi “email” chăm sóc bạn!

 

e. Khi trở về

Thứ nhất, dựa trên cơ sở sản phẩm mẫu, bạn có thể đưa ra quyết định về việc có nhập hàng hay không

Thứ hai, cần chú ý phương tiện liên lạc với các đơn vị cung cấp hàng hóa. Ví dụ như các doanh nghiệp Trung Quốc rất ít dùng Gmail. QQ, Whatsapp và Skype là những cách liên lạc thuận tiện nhất mà họ sử dụng.

Thứ ba, hãy quan tâm đến giấy tờ, thủ tục cần có để nhập hàng và tránh rủi ro về mặt pháp lý.

 

3. KẾT LUẬN

Chung quy, khi tham gia các hội chợ quốc tế, bạn có thể hưởng những lợi ích sau:

Thứ nhất, bạn có thể tìm được nhiều nhà cung cấp thay vì việc phải tìm từng nhà cung cấp riêng lẻ.

Thứ hai, bạn được trực tiếp xem xét, kiểm tra chất lượng sản phẩm thay vì nhìn sản phẩm qua ảnh.

Thứ ba, bạn có thể chứng kiến những thay đổi trên thị trường năm nay, về giá, xu hướng sản phẩm, v.v

Thứ tư, bạn sẽ được đón tiếp rất niềm nở, đơn giản vì những nhà cung cấp đều phải cạnh tranh với nhau để tìm kiếm khách hàng mới.

Hi vọng với những chia sẻ của cá nhân tôi, bạn có thể có những trải nghiệm tuyệt vời khi tham gia các hội chợ quốc tế

 

NGUỒN : SAGA.VN