Bạn đang chuẩn bị gửi hàng hóa tham gia triển lãm sang Trung Quốc? Và không biết bắt đầu từ đâu để đảm bảo hàng hóa đến đúng thời điểm, thông quan suôn sẻ và nổi bật tại gian hàng triển lãm.
Hãy để Vietpower giúp bạn tìm hiểu Những điều cần biết khi Gửi hàng hóa tham gia triển lãm sang Trung Quốc để tối ưu chi phí vận chuyển hàng hóa sang Trung Quốc nhanh chóng – đúng luật – hiệu quả.
1. Phân loại hàng hóa triển lãm cần gửi sang Trung Quốc
Không phải mọi loại hàng đều được cấp phép gửi hàng hóa tham gia triển lãm sang Trung Quốc dưới hình thức tạm nhập – tái xuất. Vì vậy, việc phân loại đúng là bước quan trọng hàng đầu để tránh rủi ro và tiết kiệm thời gian thông quan.
Thiết bị trưng bày, hàng mẫu và vật tư trang trí gian hàng là những loại hàng phổ biến thường được đưa sang Trung Quốc trong các sự kiện triển lãm. Bao gồm:
- Thiết bị trưng bày nổi bật: mô hình sản phẩm, khung đèn, màn hình, thiết bị trình chiếu…
- Hàng mẫu ấn tượng: sản phẩm dùng thử, bản demo, sản phẩm mới chưa lưu hành thương mại.
- Ấn phẩm quảng bá: brochures, catalogs, standees.
- Vật tư và trang thiết bị lắp đặt: đèn chiếu, khung dựng gian hàng, sàn giả, phông nền...
- Ngoài ra, các hàng hóa sử dụng tạm thời cần tái xuất sau triển lãm cũng bao gồm những thiết bị kỹ thuật phục vụ thi công gian, thiết bị quay phim – truyền hình hoặc công cụ nghiên cứu thị trường.
Đặc biệt lưu ý: với hàng thực phẩm, mẫu y dược, sinh phẩm hoặc cây – con giống, cần có kiểm định chất lượng, kiểm dịch hoặc giấy phép đặc biệt từ Trung Quốc. Những nhóm hàng này yêu cầu kiểm tra trước nhằm đảm bảo quy trình vận chuyển và trưng bày được thực hiện tốt nhất.
.jpg)
2. Quy định pháp lý và thủ tục hải quan Trung Quốc
Cơ sở pháp lý và quy định liên quan
Để gửi hàng hóa tham gia triển lãm sang Trung Quốc, doanh nghiệp cần nắm rõ cơ sở pháp lý đang được áp dụng:
- Điều 31 – Luật Hải quan Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa: Hàng hóa tạm nhập – tái xuất phải được xuất khẩu trở lại trong vòng 6 tháng, có thể xin gia hạn.
- Decree No.117 & No.157 của Tổng cục Hải quan Trung Quốc: Hướng dẫn quy trình cấp phép hành chính đối với hàng hóa tạm thời.
- ATA Carnet: Công cụ đặc biệt giúp thủ tục thông quan dễ dàng, được Trung Quốc công nhận trong khuôn khổ Công ước quốc tế.
- Với nền tảng pháp lý vững chắc, bạn hoàn toàn có thể yên tâm gửi hàng hóa tham gia triển lãm sang Trung Quốc một cách hợp pháp và an toàn.
Điều kiện áp dụng hình thức tạm nhập – tái xuất
Không gian triển lãm càng tối ưu, khâu chuẩn bị hàng hóa càng cần kỹ lưỡng! Một số điều kiện mà bạn cần nắm:
- Phạm vi được chấp thuận: chỉ áp dụng cho hàng hóa phục vụ trưng bày, thử nghiệm, thi công gian, không sử dụng vào mục đích thương mại hoặc tiêu dùng nội địa.
- Thời hạn lưu trú tại Trung Quốc: mặc định 6 tháng kể từ ngày nhập khẩu, có thể xin gia hạn tối đa 3 lần, mỗi lần không quá 6 tháng.
- Tình trạng hàng hóa: phải giữ nguyên hiện trạng khi xuất lại, trừ hao mòn hợp lý.
Nếu bạn đang thuê đơn vị thiết kế gian hàng triển lãm hoặc hợp tác với các nhà thầu tại Trung Quốc, hãy chắc chắn rằng hàng hóa của bạn được khai báo đúng mục đích sử dụng tạm thời để đảm bảo tiến độ thi công và tính pháp lý minh bạch.
Sử dụng ATA Carnet và không dùng Carnet – điểm giống và khác
Việc lựa chọn phương án dùng hay không dùng ATA Carnet ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và chi phí gửi hàng. Cùng điểm qua:
- Với ATA Carnet:
- Không cần đặt cọc thuế nhập khẩu.
- Thủ tục thông quan tại cả hai đầu diễn ra nhanh chóng và dễ kiểm soát.
- Áp dụng cho danh mục hàng hóa nằm trong Công ước ATA (thiết bị trưng bày, hàng mẫu, dụng cụ chuyên ngành...).
- Không dùng ATA Carnet:
- Phải nộp hồ sơ giấy, đặt cọc số tiền tương đương thuế nhập khẩu.
- Phải làm thủ tục cấp phép riêng với hải quan Trung Quốc.
- Có thể áp dụng cho nhóm hàng không nằm trong hiệp định ATA, nhưng cần chuẩn bị giấy tờ kỹ lưỡng.
Tùy theo mục tiêu tham gia triển lãm, diện tích gian hàng, quy mô hàng hóa và kế hoạch hậu kỳ, bạn có thể linh hoạt lựa chọn phương án phù hợp nhất.
.jpg)
3. Hồ sơ & quy trình gửi hàng tham gia triển lãm
Chuẩn bị hồ sơ
Để gửi hàng hóa tham gia triển lãm sang Trung Quốc một cách hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ hồ sơ giấy tờ sau:
- Hóa đơn thương mại và packing list: Thể hiện rõ giá trị và nội dung từng kiện hàng.
- Hợp đồng và manifest: Cung cấp thông tin giao dịch, số lượng, lô hàng, ngày vận chuyển.
- Giấy phép tạm nhập hoặc ATA Carnet: Nếu bạn sử dụng ATA Carnet, việc thông quan sẽ diễn ra nhanh chóng và đơn giản hơn nhiều. Nếu không, bạn cần sử dụng mẫu đơn tạm nhập và cam kết tái xuất theo quy định của hải quan Trung Quốc.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có): Giúp bảo vệ giá trị hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển, đặc biệt cần thiết nếu diện tích trưng bày lớn, thiết bị có giá trị cao.
Đây là bước đầu tiên để tạo dựng uy tín, đảm bảo hàng hóa không gặp trở ngại khi đến nơi và tạo ấn tượng tốt với đối tác quốc tế.
Đăng ký và xin giấy phép tạm nhập – Thủ tục quan trọng cần triển khai sớm
Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, bạn cần đăng ký giấy phép tạm nhập tại cơ quan Hải quan nơi tổ chức sự kiện triển lãm hoặc nơi hàng sẽ xuất phát.
- Thời gian xử lý hồ sơ: Từ 5 đến 20 ngày làm việc tùy từng địa phương và hình thức vận chuyển.
- Biểu mẫu yêu cầu: Cần điền đầy đủ thông tin theo mẫu có sẵn và nộp trực tiếp hoặc qua hệ thống điện tử hải quan (nếu được chấp thuận).
Thủ tục thông quan tại Trung Quốc
Thông quan tại Trung Quốc là mắt xích quyết định việc hàng hóa có thể kịp tham dự triển lãm hay không. Vì vậy, lựa chọn đơn vị vận chuyển và hỗ trợ hải quan đáng tin cậy là điều cần được ưu tiên hàng đầu.
- Vai trò của đơn vị vận chuyển: Họ không chỉ chở hàng mà còn đại diện doanh nghiệp làm việc với hải quan, giúp đẩy nhanh quy trình và xử lý các tình huống phát sinh.
- Lưu ý khi chuyển tiếp nội địa: Nếu triển lãm không diễn ra tại cảng nhập đầu tiên, hàng hóa sẽ được chuyển nội địa. Cần tính toán chi phí và thời gian dự trù ít nhất 3–5 ngày cho công đoạn này.
- Các sự kiện lớn tại Quảng Châu, Thượng Hải hay Bắc Kinh thường có mức độ cạnh tranh và kiểm soát chặt chẽ, do đó càng cần có đội ngũ chuyên trách hỗ trợ từ đầu đến cuối.
.jpg)
4. Đóng gói và vận chuyển sản phẩm triển lãm
Một kiện hàng được đóng gói đúng chuẩn không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa tốt nhất, mà còn giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển và gây ấn tượng nổi bật khi trưng bày.
- Tiêu chuẩn chống sốc, chống ẩm: Sử dụng lớp lót bọt khí, xốp mềm, bọc kín chân đế, bảo vệ phần dễ vỡ hoặc thiết bị điện tử.
- Ghi nhãn rõ ràng, đúng quy định: Thông tin gồm tên doanh nghiệp, mã kiện, số lượng, điểm đến, mã HS – đây là yêu cầu bắt buộc trong hệ thống vận chuyển quốc tế.
- Phân loại hàng rõ ràng: Các kiện hàng chứa thiết bị, tài liệu, ấn phẩm… cần được đóng gói riêng để tối ưu khâu lắp đặt và trưng bày.
- Thời gian gửi hàng trước triển lãm: Nên dự trù ít nhất 15–20 ngày làm việc trước ngày khai mạc để tránh các rủi ro bất ngờ trong khâu thông quan hoặc vận chuyển nội địa.
.jpg)
5. Bảo hiểm hàng hóa khi tham gia triển lãm
Khi doanh nghiệp thực hiện hoạt động gửi hàng hóa tham gia triển lãm sang Trung Quốc, một yếu tố thường bị xem nhẹ nhưng thực tế lại vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo an toàn cho toàn bộ chiến dịch – đó chính là bảo hiểm hàng hóa.
Các loại bảo hiểm nên cân nhắc khi gửi hàng đi triển lãm:
- Bảo hiểm toàn bộ rủi ro (All Risks): Áp dụng cho hàng hóa có giá trị cao, dễ hỏng hóc như thiết bị điện tử, mô hình sản phẩm, vật liệu đặc biệt.
- Bảo hiểm mất cắp, cháy nổ trong quá trình trưng bày: Thường được yêu cầu tại các triển lãm có lượng người tham quan lớn, có nguy cơ trộn lẫn hoặc tác động ngoài ý muốn.
- Bảo hiểm trách nhiệm dân sự triển lãm: Áp dụng khi đơn vị trưng bày có thể gây ra thiệt hại cho người tham quan hoặc gian hàng xung quanh trong quá trình thiết kế và thi công gian hàng.
Gợi ý:
Với các đối tác vận chuyển như SINO Shipping và EBS Post doanh nghiệp có thể yêu cầu thêm gói bảo hiểm theo mục đích hoặc được hỗ trợ mua bảo hiểm bên thứ ba với chi phí cạnh tranh và điều khoản rõ ràng. Trong nhiều trường hợp, bảo hiểm còn giúp thông quan nhanh chóng hơn nếu được kê khai đúng từ đầu trong manifest.
.jpg)
6. Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín
Tiêu chí đánh giá đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp
Một đơn vị vận chuyển xứng tầm đối tác triển lãm quốc tế cần đáp ứng đồng thời những tiêu chí sau:
- Kinh nghiệm chuyên biệt trong vận chuyển triển lãm: Đã từng xử lý thành công các lô hàng phục vụ cho hội chợ quy mô lớn tại Quảng Châu, Thượng Hải, Bắc Kinh,…
- Hiểu biết sâu về các quy trình tạm nhập – tái xuất: Am tường về ATA Carnet, manifest, giấy phép đặc thù và chính sách miễn thuế theo từng loại hàng hóa.
- Mạng lưới đối tác nội địa tại Trung Quốc: Có sẵn đại diện địa phương hỗ trợ thông quan, lưu kho, bảo hiểm, xin giấy phép với thủ tục nhanh và hợp lệ.
- Hỗ trợ khách hàng nhanh chóng – đúng chuyên môn: Dịch vụ chăm sóc 24/7, xử lý sự cố nhanh, hỗ trợ tiếng Việt – tiếng Trung – tiếng Anh.
Trong số các đơn vị nổi bật, nhiều doanh nghiệp đánh giá cao Viet Aviation, SINO Shipping và EBS Post nhờ mạng lưới vận hành rộng, và các đơn vị này cung cấp đầy đủ từ khâu quản lý vận chuyển khi gửi hàng hóa tham gia triển lãm sang Trung Quốc.
.jpg)
7. Kết luận
Gửi hàng hóa tham gia triển lãm sang Trung Quốc là một hành trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, sự đồng hành từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm và một chiến lược tổ chức thông minh. Bởi vì đây là bước đệm để bạn tạo dựng hình ảnh thương hiệu một cách chuyên nghiệp tại sân chơi quốc tế.
Khám phá ngay Tour hội chợ Trung Quốc của trung tâm xúc tiến thương mại Vietpower để nhận được trợ giá từ ban tổ chức cũng như các hỗ trợ cần thiết khác để chuyến đi của Bạn sẽ thật sự hiệu quả.
