Prolight & Sound Guangzhou là triển lãm thương mại B2B lớn trong lĩnh vực âm thanh, ánh sáng và công nghệ nghe nhìn, nơi quy tụ nhà sản xuất, nhà cung cấp và doanh nghiệp xuất nhập khẩu từ nhiều quốc gia. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký tham gia Prolight & Sound Guangzhou theo từng bước, từ đăng ký khách tham quan đến đăng ký gian hàng trưng bày, giúp bạn chuẩn bị đúng hồ sơ và đi đúng quy trình.
Với kinh nghiệm tổ chức tour công tác, hội chợ quốc tế và hỗ trợ visa, Vietpower Travel mang đến giải pháp trọn gói cho doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia các sự kiện thương mại tại Trung Quốc, giúp tối ưu lịch trình, chi phí và kết nối đối tác ngay từ trước chuyến đi.
Khi muốn đăng ký tham gia Prolight & Sound Guangzhou, trước hết bạn cần xác định mình đi với vai trò nào. Nếu bạn sang Quảng Châu để tham quan hội chợ, tìm nhà cung cấp, gặp đối tác hoặc khảo sát thị trường, bạn đi theo luồng visitor. Nếu công ty của bạn muốn thuê diện tích trưng bày sản phẩm, gặp buyer tại gian hàng riêng và quảng bá thương hiệu, bạn đi theo luồng exhibitor.
Bước 1: Vào đúng website chính thức của hội chợ.
Bạn mở website của Prolight & Sound Guangzhou tại địa chỉ của Messe Frankfurt. Ngay trên thanh menu, bạn đi theo đường dẫn Chuẩn bị tham gia → Thông tin cho khách tham quan.
Bước 2: Bấm vào nút đăng ký khách tham quan trên trang đó.
Khi đã vào trang Thông tin cho khách tham quan, bạn nhìn ngay khu vực đầu trang sẽ thấy nút đăng ký khách tham quan. Ở giữa trang, phần quy định vào cửa cũng có thêm một đường dẫn khác với nội dung mở đăng ký trực tuyến cho khách tham quan. Bạn chỉ cần bấm vào một trong hai chỗ này, hệ thống sẽ chuyển sang cổng đăng ký chính thức của ban tổ chức.
Bước 3: Điền họ tên thật theo đúng giấy tờ.
Tại trang đăng ký, bạn điền họ tên đúng như trên hộ chiếu hoặc giấy tờ định danh sẽ mang theo khi tới hội chợ. Ban tổ chức ghi rất rõ rằng tất cả người tham dự phải đăng ký theo danh tính thật, nên bạn không nên dùng tên viết tắt, tên công việc hoặc nhập sai thứ tự họ tên. Đây là bước đầu tiên nhưng rất dễ sai nếu điền theo thói quen.
Bước 4: Chuẩn bị hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ rồi mới nhập số giấy tờ.
Ngay trong phần quy định vào cửa, ban tổ chức yêu cầu người tham gia phải cung cấp số hộ chiếu hoặc giấy tờ định danh hợp lệ. Cách làm đúng là mở sẵn hộ chiếu ra, nhìn trực tiếp rồi nhập số giấy tờ vào ô đăng ký. Không nên nhập theo trí nhớ vì chỉ cần sai một ký tự là có thể phát sinh rắc rối khi đối chiếu thông tin tại hội chợ.
Bước 5: Nhập số điện thoại đang dùng và kiểm tra lại toàn bộ thông tin.
Ngoài họ tên và số giấy tờ, trang đăng ký còn yêu cầu bạn nhập số điện thoại di động. Bạn nên dùng số điện thoại đang hoạt động, tốt nhất là số sẽ mang theo trong suốt chuyến đi. Sau khi điền xong, rà lại một lần nữa họ tên, số hộ chiếu và số điện thoại trước khi gửi. Đây là ba dữ liệu quan trọng nhất của hồ sơ khách tham quan.
Bước 6: Gửi đăng ký và kiểm tra thư xác nhận.
Sau khi hoàn tất biểu mẫu, bạn bấm gửi đăng ký.
Bước 1: Vào đúng website chính thức và đi đến mục dành cho doanh nghiệp trưng bày.
Bạn vào website chính thức của Prolight & Sound Guangzhou, sau đó trên thanh menu chọn đường dẫn Chuẩn bị tham gia → Thông tin cho đơn vị trưng bày → Biểu mẫu đăng ký gian hàng PLSG26.
Bước 2: Mở biểu mẫu đăng ký gian hàng và bắt đầu từ phần thông tin công ty.
Khi vào trang Biểu mẫu đăng ký gian hàng PLSG26, bạn sẽ thấy biểu mẫu được chia sẵn thành ba phần. Phần đầu tiên là Thông tin công ty. Ở bước này, bạn điền tên công ty, họ tên người liên hệ, chức vụ, số điện thoại có mã quốc gia, thư điện tử và website nếu có.
Bước 3: Điền đúng nhóm ngành trưng bày ở phần hồ sơ sản phẩm.
Sau phần thông tin công ty, bạn chuyển sang phần Hồ sơ sản phẩm trưng bày. Tại đây, ban tổ chức cho chọn các nhóm ngành như âm thanh chuyên nghiệp, ánh sáng chuyên nghiệp, thiết bị nghe nhìn và truyền thông, tích hợp hệ thống, trình chiếu và hiển thị, karaoke, linh kiện và phụ kiện.
Bước 4: Chọn loại gian hàng ở phần nguyện vọng gian hàng và diện tích.
Tiếp theo, bạn đi xuống phần Nguyện vọng gian hàng và diện tích. Ở đây có hai lựa chọn rõ ràng. Nếu công ty chỉ muốn thuê mặt bằng trống để tự thiết kế, bạn chọn gian hàng mặt bằng trống. Nếu muốn dùng gian hàng tiêu chuẩn dựng sẵn, bạn chọn gian hàng tiêu chuẩn. Sau đó, bạn nhập diện tích mong muốn theo mét vuông vào ô diện tích gian hàng.
Bước 5: Nếu có yêu cầu riêng, ghi vào ô ghi chú ngay trên biểu mẫu.
Ngay dưới phần diện tích gian hàng, biểu mẫu có ô ghi chú. Nếu doanh nghiệp muốn vị trí góc, muốn gần lối đi, hoặc có mong muốn riêng về khu vực ngành hàng, bạn nên ghi luôn ở bước này. Không phải lúc nào yêu cầu cũng được đáp ứng trọn vẹn, nhưng nếu không ghi từ đầu thì ban tổ chức sẽ không có cơ sở để cân nhắc khi xử lý hồ sơ.
Bước 6: Đọc phần chính sách dữ liệu, tích xác nhận rồi gửi biểu mẫu.
Phía cuối biểu mẫu, website yêu cầu người gửi xác nhận đã đọc và đồng ý với chính sách bảo mật dữ liệu. Bạn tích vào ô xác nhận này rồi bấm nút gửi. Đây là bước bắt buộc, nếu chưa tích xác nhận thì biểu mẫu sẽ không được gửi đi.
Bước 7: Kiểm tra thông báo gửi thành công ngay trên trang.
Khi gửi xong, chính trang Biểu mẫu đăng ký gian hàng PLSG26 hiển thị thông báo rằng hồ sơ đã được gửi thành công. Nếu không thấy thông báo này, bạn nên rà lại xem còn ô nào chưa điền hoặc chưa tích xác nhận hay không. Trang này cũng công bố sẵn địa chỉ thư điện tử hỗ trợ để bạn liên hệ nếu có vướng mắc trong quá trình nộp biểu mẫu.
Bước 8: Chờ ban tổ chức phản hồi và sau đó quay lại khu vực dành cho đơn vị trưng bày để làm các bước tiếp theo.
Sau khi gửi biểu mẫu, doanh nghiệp chưa chốt gian hàng ngay lập tức mà sẽ chờ ban tổ chức phản hồi hồ sơ. Khi được tiếp nhận, bạn sẽ làm tiếp các bước theo hướng dẫn của phía hội chợ. Trên website chính thức, toàn bộ luồng này đều được đặt trong khu vực Thông tin cho đơn vị trưng bày, nên nếu cần theo dõi tiếp về dịch vụ gian hàng hay chuẩn bị cho khu trưng bày, bạn quay lại đúng khu vực menu này để xem thông tin tiếp theo
Nếu mục tiêu là đi xem thị trường, gặp nhà cung cấp, tìm sản phẩm mới và đi hội chợ lần đầu, hãy chọn đăng ký khách tham quan quốc tế.
Nếu mục tiêu là trưng bày sản phẩm, quảng bá thương hiệu thiết bị, tìm nhà phân phối và mở rộng thị trường quốc tế, hãy chọn đăng ký gian hàng trưng bày.
Bạn nên đi theo dạng khách tham quan khi chưa cần đứng ra trưng bày sản phẩm. Cách này hợp với doanh nghiệp muốn khảo sát thị trường, xem đối thủ đang làm gì, gặp nhà cung cấp, tìm dòng hàng mới và mở rộng quan hệ trong ngành. Đây cũng là lựa chọn hợp lý nếu công ty đi hội chợ lần đầu, vì thủ tục ngắn hơn và chi phí nhẹ hơn so với thuê gian hàng. Sau khi đăng ký trực tuyến, khách tham quan còn có thể dùng hệ thống ghép nối và đặt lịch hẹn để gặp đối tác trước ngày hội chợ diễn ra.
Bạn nên chọn đăng ký gian hàng trưng bày khi doanh nghiệp đã có sản phẩm rõ ràng và muốn xuất hiện trực tiếp tại hội chợ. Cách này phù hợp với công ty muốn quảng bá thương hiệu thiết bị, giới thiệu dòng sản phẩm mới, tiếp khách tại chỗ, gặp buyer ngay trong khu trưng bày và đẩy nhanh kế hoạch mở rộng thị trường quốc tế. Trên trang đăng ký gian hàng, ban tổ chức yêu cầu doanh nghiệp khai rõ thông tin công ty, nhóm sản phẩm trưng bày và loại gian hàng muốn thuê, nên đây là hình thức dành cho đơn vị đã chuẩn bị kỹ hơn.
Trước khi đăng ký tham gia hội chợ, người đọc thường quan tâm hai việc: mình có đủ điều kiện để vào hay không, và nếu đi lần đầu thì dễ vướng ở đâu. Phần này sẽ gom toàn bộ các quy định cơ bản và những lỗi hay gặp lại một chỗ để người đọc nhìn nhanh là hiểu ngay cần chuẩn bị gì trước khi đi Prolight & Sound Guangzhou.
Về điều kiện tham gia, ban tổ chức không đặt quá nhiều rào cản, nhưng có một số quy định bắt buộc mà người đi lần đầu rất dễ bỏ qua.
Nếu nhìn tổng thể, thủ tục không quá khó, nhưng mức độ chuẩn bị giữa khách tham quan và doanh nghiệp trưng bày là khác nhau khá rõ.
Phần lớn doanh nghiệp đi lần đầu không vướng ở quy định lớn, mà vướng ở những lỗi rất cơ bản trong khâu chuẩn bị. Đây là 5 lỗi xuất hiện khá thường xuyên.
Việc hiểu rõ quy trình đăng ký, chuẩn bị đúng hồ sơ và lựa chọn hình thức tham gia phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tốt cơ hội tìm đối tác, mở rộng thị trường và quảng bá sản phẩm tại hội chợ. Khi đã nắm được toàn bộ các bước, bạn có thể chủ động lên kế hoạch tham gia Prolight & Sound Guangzhou một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
Nếu bạn cần hỗ trợ trọn gói từ đăng ký, visa đến lịch trình tham quan hội chợ, hãy liên hệ Vietpower Travel để được tư vấn chi tiết. Đặt tour ngay hôm nay để chuẩn bị tốt nhất cho hành trình tham gia Prolight & Sound Guangzhou và mở rộng cơ hội kinh doanh quốc tế.
