Hướng Dẫn Chuẩn Bị Tài Liệu Cho CHINAPLAS Từ A-Z

Tham gia triển lãm quốc tế như CHINAPLAS không chỉ là cơ hội để doanh nghiệp kết nối mà còn là dịp để khẳng định vị thế trên thị trường toàn cầu. Tuy nhiên, để nổi bật giữa hàng ngàn thương hiệu lớn như BASF, Dow Chemicals, hoặc LG Chem, việc chuẩn bị tài liệu cho CHINAPLAS kỹ lưỡng là yếu tố sống còn.

1. Các tài liệu cần thiết khi tham gia CHINAPLAS

Giấy tờ đăng ký và xác nhận

• Đơn đăng ký tham gia triển lãm: Đăng ký trực tuyến qua website chính thức của ban tổ chức.
• Xác nhận đăng ký: Tải về bản sao email xác nhận và lưu trữ kỹ càng cả bản cứng và bản mềm.
• Vé tham dự triển lãm: In sẵn vé để tránh bất kỳ rắc rối nào tại cổng vào.

Mẹo: Doanh nghiệp có thể liên hệ đăng ký Tours CHINAPLAS tại Vietpower để có thể hỗ trợ đăng ký & vé từ A đến Z

Danh sách ngành hàng nổi bật

• Máy móc sản xuất nhựa và cao su:
• Thương hiệu tiêu biểu: KraussMaffei, Haitian International, Engel.
• Vật liệu polymer tiên tiến:
• Các sản phẩm từ LG Chem, Sabic, và Sinopec.
• Công nghệ tái chế nhựa:
• Hãng nổi bật: Erema, Vecoplan.
• Hóa chất phụ gia và chất màu:
• Thương hiệu dẫn đầu: Clariant, BASF.
• Máy móc in 3D và giải pháp tự động hóa:
• Điểm nhấn từ Stratasys, HP.

Tài liệu về sản phẩm và dịch vụ

• Catalogue sản phẩm chi tiết: Bao gồm hình ảnh, thông số kỹ thuật và ưu điểm vượt trội của từng sản phẩm.
• Brochure giới thiệu dịch vụ: Đừng quên nhấn mạnh vào khả năng sản xuất và dịch vụ đặc biệt mà bạn mang lại.
• Danh thiếp doanh nghiệp: Chuẩn bị tối thiểu 200 chiếc, in cả tiếng Anh và tiếng Trung.

Tài liệu kỹ thuật

• Hướng dẫn sử dụng sản phẩm: Ví dụ, nếu bạn trưng bày máy ép nhựa, hãy đảm bảo hướng dẫn sử dụng được trình bày rõ ràng.
• Chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế:
• ISO 9001, CE Marking hoặc các chứng chỉ về bảo vệ môi trường như REACH.

Tài liệu pháp lý

• Giấy phép kinh doanh: Bản sao được công chứng đầy đủ.
• Chứng nhận xuất xứ hàng hóa: Đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp xuất khẩu.

Tài liệu marketing

• Poster và banner quảng cáo: Nên đầu tư thiết kế chuyên nghiệp, sử dụng màu sắc phù hợp với thương hiệu.
• Video giới thiệu sản phẩm: Các video độ phân giải cao, thời lượng ngắn (30s–2 phút) sẽ giúp bạn dễ dàng gây chú ý hơn.

2. Quy trình chuẩn bị tài liệu cho CHINAPLAS

Lập danh sách các tài liệu cần thiết

• Giấy tờ xác nhận và đăng ký:
• Xác nhận tham gia từ ban tổ chức (bao gồm QR code vào cửa).
• Hợp đồng thuê gian hàng và sơ đồ gian hàng chi tiết.
• Bản sao vé máy bay, xác nhận khách sạn tại Thâm Quyến hoặc Thượng Hải.
• Catalogue sản phẩm:
• Tối thiểu 500 bản in màu với hình ảnh rõ nét và thông số kỹ thuật chi tiết.
• Nên có ít nhất 2 ngôn ngữ: tiếng Anh và tiếng Trung.
• Video quảng bá sản phẩm:
• Video cần độ phân giải tối thiểu Full HD, độ dài từ 2 đến 5 phút.
• Định dạng: MP4 hoặc AVI, tương thích với thiết bị trình chiếu của ban tổ chức.
• Tài liệu kỹ thuật:
• Hướng dẫn sử dụng sản phẩm được in rõ ràng.
• Các chứng nhận đạt chuẩn quốc tế như ISO 9001, CE Marking, RoHS.
• Tài liệu pháp lý:
• Giấy phép kinh doanh và giấy tờ pháp lý công chứng.
• Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO) nếu trưng bày sản phẩm nhập khẩu.

Kiểm tra và cập nhật thông tin

Đảm bảo tất cả thông tin trong tài liệu phải chính xác và cập nhật mới nhất trước ngày triển lãm.

Kiểm tra thông tin liên hệ:

• Đảm bảo email, số điện thoại, và địa chỉ công ty rõ ràng, đúng chính tả.
• Nếu công ty của bạn có website, đừng quên tạo trang landing page riêng để khách hàng dễ dàng tìm hiểu thêm và tìm nhà cung cấp tại CHINAPLAS.

Cập nhật thông tin ngành hàng nổi bật:

• Ví dụ: CHINAPLAS 2024 tập trung vào các giải pháp công nghệ trong tái chế nhựa và tự động hóa sản xuất.
• Danh sách các ngành hàng nổi bật để kết nối đối tác CHINAPLAS:
• Máy ép nhựa: Haitian, KraussMaffei, Engel.
• Công nghệ in 3D: Stratasys, HP, XYZprinting.
• Nguyên liệu nhựa sinh học: NatureWorks, BASF, LG Chem.

In ấn và đóng gói

• Lựa chọn nhà in: Ưu tiên nhà in có kinh nghiệm phục vụ triển lãm quốc tế để đảm bảo chất lượng.
• Kiểm tra kỹ lưỡng: Xem xét từng chi tiết nhỏ trên tài liệu để tránh sai sót. Ví dụ: Một lỗi sai chính tả trên catalogue sản phẩm có thể gây mất thiện cảm với đối tác quốc tế.
• Đóng gói cẩn thận: Sử dụng hộp chống sốc, túi chống ẩm để bảo vệ tài liệu trong quá trình vận chuyển.

3. Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị tài liệu

Tuân thủ quy định của ban tổ chức

• Tài liệu phải tuân thủ quy định về kích thước và nội dung:
• Catalogue sản phẩm: Không vượt quá kích thước A4.
• Poster và banner: Theo chuẩn kích thước 3x2m hoặc 2x1m, tùy vào quy mô gian hàng.
• Nội dung tài liệu: Hạn chế sử dụng các thuật ngữ khó hiểu, nên tập trung vào giá trị sản phẩm mang lại.

Chuẩn bị tài liệu đa ngôn ngữ

• Các ngôn ngữ cần ưu tiên:
• Tiếng Anh: Ngôn ngữ quốc tế phổ biến nhất.
• Tiếng Trung: Chiếm 60% lượng khách tham quan tại triển lãm.
• Gợi ý: Nếu đội ngũ của bạn không thông thạo ngoại ngữ, hãy tìm phiên dịch cho CHINAPLAS ngay từ bây giờ.

Dự phòng số lượng tài liệu

• Để tránh thiếu hụt, hãy dự phòng ít nhất 20% số lượng tài liệu.
• Ví dụ: Nếu dự kiến tiếp đón 1.000 khách tham quan, bạn nên chuẩn bị ít nhất 1.200 bản catalogue.

4. Lời kết

CHINAPLAS là cánh cửa đưa doanh nghiệp vươn xa trên thị trường toàn cầu, xây dựng mạng lưới đối tác bền vững. Việc chuẩn bị tài liệu cho CHINAPLAS không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp bạn tạo dấu ấn sâu sắc với khách hàng quốc tế. Chúc bạn thành công tại CHINAPLAS 2024!