Tham dự CIFF là cơ hội để doanh nghiệp Việt tìm nguồn hàng chất lượng và gặp gỡ nhà cung cấp quốc tế, vì vậy việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu đóng vai trò rất lớn. Với sự đồng hành của Tour Hội Chợ Quốc Tế Vietpower Travel, bạn có thể tiếp cận hội chợ một cách chủ động, tiết kiệm thời gian và dễ dàng kết nối đối tác. Những kinh nghiệm đi CIFF dưới đây tập trung vào hành trình thực tế từ visa, lịch trình, giao tiếp đến cách làm việc với nhà cung cấp nhằm giúp người mới tham gia thuận lợi hơn. Nội dung được xây dựng theo hướng rõ ràng, phù hợp cho cá nhân và doanh nghiệp muốn khai thác hiệu quả hội chợ nội thất lớn này.
Việc chuẩn bị trước giúp chuyến đi thuận lợi và tiết kiệm thời gian, nhất là với người mới tham dự. Ba yếu tố quan trọng nhất cần hoàn thiện gồm: hồ sơ visa, vé hội chợ và hành lý cá nhân.
Để xin visa Trung Quốc đi hội chợ, bạn cần hộ chiếu còn hạn trên 6 tháng, ảnh 4x6 nền trắng, đơn xin visa M/F hoặc visa du lịch. Nếu có giấy mời từ ban tổ chức, hồ sơ sẽ dễ được duyệt hơn.
Thời điểm nộp hồ sơ lý tưởng là trước 3–4 tuần. Bạn nên kiểm tra kỹ thông tin trong giấy tờ, chuẩn bị lịch trình rõ ràng và không bỏ sót tài liệu để hạn chế khả năng bị từ chối. Việc hoàn thiện sớm mang lại sự chủ động và giảm áp lực khi gần ngày khởi hành.
Đăng ký vé được thực hiện trực tuyến, với các thông tin phải trùng khớp hộ chiếu. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ nhận mã QR để vào cổng. Việc lưu mã QR trong điện thoại và in thêm một bản dự phòng giúp bạn check-in nhanh, không mất thời gian chờ đợi.
Khi tham quan, danh thiếp song ngữ và catalog sản phẩm là hai tài liệu quan trọng giúp bạn giới thiệu sản phẩm và trao đổi với đối tác rõ ràng hơn. Chúng cũng thể hiện sự chuyên nghiệp ngay từ lần gặp đầu tiên.
Do phải đi bộ nhiều, bạn nên mang giày thoải mái, nước uống và một vài loại thuốc cơ bản. Sổ ghi chép hoặc điện thoại có ghi chú giúp bạn lưu lại thông tin sản phẩm và nhà cung cấp để tiện theo dõi sau hội chợ.
Về thanh toán, nên đổi sẵn Nhân dân tệ và cài sẵn ứng dụng thanh toán như WeChat Pay hoặc Alipay. Điều này giúp bạn chi tiêu linh hoạt trong khuôn viên hội chợ và các cửa hàng xung quanh.
Tham dự hội chợ lần đầu có thể hơi choáng ngợp vì khu triển lãm rộng. Những gợi ý dưới đây giúp bạn tiết kiệm thời gian và thu thập được thông tin cần thiết một cách hiệu quả.
Pazhou Complex có nhiều khu chuyên ngành. Bạn nên xem trước sơ đồ và đánh dấu khu vực phù hợp với mục tiêu tìm kiếm để tránh mất thời gian đi lại. Việc xem danh sách thương hiệu trước khi đến hội chợ giúp bạn xác định rõ gian hàng cần ưu tiên, tránh đi lan man và bỏ lỡ các đối tác quan trọng.
Nhà cung cấp đánh giá cao sự rõ ràng, nên bạn hãy trao đổi mục tiêu ngắn gọn và đi thẳng vào nhu cầu. Catalog sản phẩm và một số câu hỏi cơ bản như giá, MOQ hoặc thời gian giao hàng giúp buổi trao đổi diễn ra nhanh và hiệu quả. Giữ thái độ lịch sự và thẳng thắn giúp bạn tạo được sự tin tưởng ngay từ lần gặp đầu tiên.
Một số người tham dự lần đầu thường đi hội chợ mà không có mục tiêu rõ ràng, khiến họ dễ bị rối vì có quá nhiều lựa chọn. Một lỗi khác là không ghi chú thông tin sau mỗi buổi trao đổi, dẫn đến khó follow-up. Ngoài ra, việc quá tập trung vào giá đôi khi khiến bạn bỏ qua chất lượng và các yếu tố quan trọng khác như chính sách bảo hành hoặc mức đặt hàng tối thiểu.
Thời lượng tham quan ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng gặp đối tác, khảo sát sản phẩm và hoàn thành mục tiêu chuyến đi. Người mới có thể chọn 3, 4 hoặc 5 ngày tùy mục đích và lịch trình cá nhân.
3 ngày – phù hợp cho người mới: Thời gian ngắn giúp bạn tập trung duy nhất vào một đợt triển lãm. Lịch trình này phù hợp với người muốn làm quen hội chợ hoặc cần khảo sát nhanh một nhóm sản phẩm cụ thể.
4 ngày – tối ưu cho mục tiêu gặp đối tác: Với 4 ngày, bạn có đủ thời gian tham quan hai khu triển lãm chính và sắp xếp các buổi trao đổi với nhà cung cấp. Đây là lựa chọn cân bằng, giúp bạn nắm được bức tranh tổng thể của sự kiện và xây dựng các kết nối cần thiết.
5 ngày trở lên – dành cho doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng: Thời lượng dài phù hợp với đoàn công ty lớn hoặc những doanh nghiệp muốn kết hợp chuyến đi với khảo sát thêm Thượng Hải. Lịch trình rộng rãi tạo điều kiện so sánh sản phẩm, làm việc sâu với nhà cung cấp và thăm các chợ nội thất lớn bên ngoài hội chợ.
Nhu cầu phiên dịch phụ thuộc vào mục tiêu của bạn. Người tham quan để xem sản phẩm thường không cần hỗ trợ chuyên sâu. Tuy nhiên, doanh nghiệp có kế hoạch đàm phán hoặc làm việc lâu dài với nhà cung cấp sẽ cần dịch thuật để tránh hiểu lầm.
Bạn có thể tham quan mà không cần phiên dịch khi mục tiêu chỉ là xem mẫu, hỏi thông tin cơ bản hoặc lấy catalog. Nhiều gian hàng có nhân sự giao tiếp được tiếng Anh, đủ để trao đổi ở mức đơn giản. Ngoài ra, việc sử dụng app dịch và danh thiếp song ngữ cũng hỗ trợ bạn khá hiệu quả trong các tình huống thông thường.
Doanh nghiệp cần thuê phiên dịch khi trao đổi về giá số lượng lớn, điều khoản hợp đồng hoặc các yêu cầu kỹ thuật chi tiết. Phiên dịch giúp đảm bảo nội dung được truyền đạt rõ ràng và tránh hiểu sai. Mức phí phổ biến khoảng 600–800 NDT mỗi ngày tùy cấp độ chuyên môn.
Việc có phiên dịch đi cùng giúp bạn dễ dàng tiếp cận văn hóa kinh doanh Trung Quốc và duy trì cuộc trò chuyện rõ ràng. Họ hỗ trợ bạn trong các buổi thương lượng, giảm rủi ro hiểu nhầm và tạo điều kiện để đạt mức giá, MOQ hoặc chính sách hợp tác phù hợp. Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp mới tiếp cận thị trường.
Quản lý tài chính và bảo đảm an toàn khi tham quan là hai yếu tố giúp chuyến đi diễn ra thuận lợi. Người mới nên dự trù chi phí rõ ràng và tạo thói quen ghi chép để không bỏ sót thông tin quan trọng trong quá trình làm việc.
Chi phí tham dự hội chợ bao gồm vé bay, khách sạn, ăn uống, đi lại và một khoản nhỏ để mua mẫu sản phẩm. Bạn nên lập ngân sách trước, dự tính mức chi phù hợp và chọn dịch vụ sớm để tiết kiệm. Chuẩn bị thêm một khoản dự phòng giúp bạn linh hoạt hơn khi phát sinh nhu cầu mua mẫu hoặc gặp đối tác mới.
Khu triển lãm đông người nên bạn cần giữ tư trang cẩn thận, hạn chế để điện thoại và ví ở túi sau. Khi phải di chuyển cả ngày, hãy uống đủ nước và nghỉ ngơi ngắn giữa các sảnh để giữ năng lượng. Trong giao dịch, bạn nên cảnh giác với mạng công cộng và lựa chọn phương thức thanh toán có độ an toàn cao.
Mỗi buổi trao đổi nên được ghi lại bằng ghi chú hoặc chụp hình catalog. Bạn có thể dùng các ứng dụng quản lý danh bạ để lưu thông tin nhà cung cấp, giá chào và sản phẩm quan tâm. Việc ghi chép rõ ràng giúp bạn dễ tổng hợp khi về nước và xây dựng kế hoạch follow-up chính xác.
Việc nắm vững các bước chuẩn bị, chọn thời lượng tham quan hợp lý và biết cách trao đổi với nhà cung cấp giúp bạn tận dụng tối đa giá trị từ CIFF. Khi có kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng quản lý chi phí, thu thập thông tin đối tác và xây dựng cơ hội hợp tác lâu dài. Nếu bạn cần hỗ trợ trọn gói từ visa, lịch trình đến đi lại, Vietpower Travel luôn sẵn sàng đồng hành trong các hành trình hội chợ quốc tế tiếp theo. Nội dung bài viết hy vọng giúp bạn tự tin hơn trong chuyến đi sắp tới và tối ưu hóa mọi trải nghiệm tại hội chợ.
