Lần đầu tham dự hội chợ nguyên liệu thực phẩm tại Thượng Hải, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ từ visa, giấy tờ, lịch trình, ứng dụng thanh toán đến cách gặp gỡ nhà cung cấp tại NECC. Bài viết này tổng hợp kinh nghiệm đi hội chợ Hi & Fi Asia China, giúp doanh nghiệp F&B tối ưu thời gian, tìm nguồn nguyên liệu phù hợp, đánh giá supplier và kết nối B2B hiệu quả.
Với kinh nghiệm tổ chức tour doanh nghiệp, tour hội chợ quốc tế và các chương trình Vietnam Tours, Vietpower Travel đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trong việc xây dựng lịch trình, hỗ trợ hậu cần, lưu trú, di chuyển và tư vấn phương án tham dự hội chợ thuận tiện hơn.
Để chuyến công tác Thượng Hải thuận lợi, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước ba nhóm chính: giấy tờ, tài liệu làm việc và công cụ số. Đây là bước giúp đoàn tiết kiệm thời gian, hạn chế phát sinh và tập trung tốt hơn vào mục tiêu gặp nhà cung cấp tại Hi & Fi Asia China.
Khách tham dự cần đăng ký tham quan trực tuyến bằng thông tin trùng khớp với hộ chiếu. Khi vào hội chợ, nên mang theo hộ chiếu gốc, không nên chỉ dùng bản photo, ảnh chụp hoặc bản lưu trong điện thoại.
Nếu đi với mục đích giao thương, gặp nhà cung cấp hoặc khảo sát thị trường, doanh nghiệp Việt nên chuẩn bị visa Trung Quốc diện công tác hoặc thương mại. Hồ sơ nên làm trước chuyến đi từ 1–2 tháng để có thời gian xử lý nếu cần bổ sung.
Các giấy tờ nên có gồm: hộ chiếu gốc còn hạn, thư mời hội chợ nếu có, quyết định cử đi công tác, bản sao đăng ký kinh doanh, lịch trình chuyến đi, xác nhận khách sạn và vé máy bay khứ hồi. Những giấy tờ này giúp chứng minh mục đích chuyến đi rõ ràng và hỗ trợ quá trình xin visa, nhập cảnh, nhận thẻ tham quan.
Trước khi đi, doanh nghiệp nên xác định rõ loại nguyên liệu cần tìm, tiêu chuẩn chất lượng, mức giá dự kiến và nhóm nhà cung cấp muốn gặp. Điều này giúp việc tham quan gian hàng nguyên liệu có trọng tâm hơn, tránh mất thời gian ở các khu không phù hợp.
Nên chuẩn bị danh thiếp song ngữ nếu có, hồ sơ năng lực công ty, danh sách nguyên liệu cần tìm, thông số kỹ thuật, yêu cầu chứng chỉ, mục tiêu giá, số lượng đặt hàng tối thiểu dự kiến và mẫu sản phẩm hiện tại nếu cần trao đổi về công thức.
Khi gặp nhà cung cấp, nên hỏi rõ họ là nhà máy trực tiếp hay công ty thương mại, có giấy phân tích thành phần không, có chứng chỉ xuất khẩu không, số lượng đặt hàng tối thiểu là bao nhiêu, có thể gửi mẫu sau hội chợ không và đã từng xuất khẩu sang Việt Nam chưa. Sau mỗi buổi gặp, nên ghi nhanh tên nhà cung cấp, số gian hàng, sản phẩm chính, người liên hệ và việc cần theo dõi.
Doanh nghiệp nên cài trước các ứng dụng cần thiết thay vì đợi đến Thượng Hải mới đăng ký. WeChat dùng để liên hệ nhà cung cấp và trao đổi sau hội chợ. Alipay hoặc WeChat Pay hỗ trợ thanh toán tại nhà hàng, cửa hàng, taxi, tàu điện. Amap/Gaode Maps giúp tra đường, còn Didi dùng để gọi xe khi cần di chuyển riêng.
Nếu cần dùng Gmail, Google Drive, Facebook hoặc các công cụ quốc tế, nên chuẩn bị mạng riêng ảo trước chuyến đi. Ngoài ra, Baidu Translate, Pleco hoặc công cụ dịch hình ảnh sẽ hữu ích khi đọc biển báo, thực đơn, tài liệu ngắn và thông tin tại gian hàng.
Trước ngày bay, nên kiểm tra thẻ ngân hàng đã liên kết được với ví thanh toán chưa, điện thoại có nhận được mã xác thực khi ở nước ngoài không, tài liệu quan trọng đã tải sẵn về máy chưa, địa chỉ khách sạn và hội chợ đã có bản tiếng Trung chưa.
Với câu hỏi nên đi tự túc hay theo tour, doanh nghiệp cần cân nhắc dựa trên kinh nghiệm đi Trung Quốc, khả năng sử dụng tiếng Trung, ngân sách, mục tiêu làm việc và mức độ chủ động mong muốn. Mỗi hình thức đều có lợi thế riêng, nhưng nếu đây là lần đầu tham dự hội chợ tại Thượng Hải, việc chọn đúng phương án sẽ giúp đoàn tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro hậu cần.
|
Tiêu chí |
Đi tự túc |
Đi tour cùng Vietpower Travel |
|
Chủ động thời gian |
Cao, tự sắp xếp toàn bộ lịch trình |
Trung bình, đi theo lịch trình đã thống nhất |
|
Rủi ro hậu cần |
Cao hơn vì phải tự xử lý nhiều việc |
Thấp hơn nhờ có đơn vị tổ chức hỗ trợ |
|
Visa, vé máy bay, khách sạn |
Tự chuẩn bị và tự kiểm tra |
Được hỗ trợ theo chương trình tour |
|
Di chuyển đến NECC |
Tự đi tàu điện, taxi hoặc gọi xe |
Có thể có xe đưa đón theo đoàn |
|
Hỗ trợ tiếng Việt |
Không có sẵn |
Có hướng dẫn viên hoặc nhân sự hỗ trợ đoàn |
|
Đối tượng phù hợp |
Người đã quen đi Trung Quốc |
Người đi lần đầu, doanh nghiệp, đoàn công ty |
|
Kiểm soát ngân sách |
Dễ biến động nếu đặt dịch vụ sát ngày |
Ổn định hơn do chi phí được gom theo gói |
Khi tham dự hội chợ tại NECC Thượng Hải, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước nơi ở, phương tiện di chuyển và cách sắp xếp thời gian trong khu triển lãm. NECC có diện tích lớn, các khu trưng bày cách nhau khá xa nên nếu không lên kế hoạch, đoàn dễ mất sức và bỏ lỡ các buổi gặp đã hẹn.
Doanh nghiệp nên ưu tiên khách sạn gần NECC hoặc khu Hồng Kiều để thuận tiện di chuyển đến hội chợ, sân bay và ga tàu cao tốc. Vào thời gian triển lãm, giá phòng thường tăng nhanh nên cần đặt sớm để có vị trí tốt và chi phí hợp lý hơn.
Với đoàn doanh nghiệp, nên chọn khách sạn thuận tiện cho xe đưa đón. Nếu đi cùng Vietpower Travel, phần lưu trú, xe di chuyển và lịch trình đoàn có thể được sắp xếp trước, giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị.
Cách đi phổ biến là dùng Metro Line 2 đến ga East Xujing, sau đó ra lối 4, 5 hoặc 6 để vào khu triển lãm. Nếu đi taxi, nên chuẩn bị sẵn địa chỉ tiếng Trung: 国家会展中心, 上海市青浦区崧泽大道333号 để tài xế dễ nhận diện điểm đến.
Dù đi bằng tàu điện hay taxi, đoàn nên xuất phát sớm vì khu vực quanh NECC thường đông trong giờ cao điểm. Ngoài thời gian di chuyển, cần tính thêm thời gian xếp hàng, kiểm tra giấy tờ và nhận thẻ tham quan.
Trước khi vào hội chợ, nên xem sơ đồ mặt bằng và xác định trước các khu cần ưu tiên. Nếu mục tiêu là tìm nguyên liệu sức khỏe, phụ gia, chiết xuất tự nhiên hoặc công nghệ đóng gói, đoàn nên đánh dấu sẵn các hall liên quan để tránh đi lan man.
Khi tham quan, nên mang giày thoải mái, sạc dự phòng, nước uống và túi đựng tài liệu. Không nên xếp lịch gặp quá sát nhau nếu các gian hàng ở xa. Khi muốn chụp ảnh hoặc quay video tại gian hàng, cần xin phép trước để tránh ảnh hưởng đến quy định của đơn vị trưng bày.
Để chuyến đi tạo ra giá trị thực tế, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu tìm nguyên liệu và nhà cung cấp ngay từ trước khi vào hội chợ. Đây là bước quan trọng trong Kinh nghiệm đi hội chợ Hi & Fi Asia China, đặc biệt với doanh nghiệp muốn tìm nguồn nguyên liệu giá tốt, thử sản phẩm mới và kết nối B2B trực tiếp.
Doanh nghiệp không nên đi theo kiểu “xem có gì hay”, mà cần biết rõ mình cần tìm loại nguyên liệu nào, dùng cho dòng sản phẩm nào, yêu cầu chứng chỉ ra sao, mức giá mong muốn và số lượng đặt hàng dự kiến.
Nên chia danh sách nhà cung cấp thành ba nhóm: cần gặp ngay, có thể tham khảo và theo dõi sau hội chợ. Cách này giúp đoàn ưu tiên thời gian cho các supplier phù hợp, thay vì mất nhiều giờ ở các gian hàng chưa đúng nhu cầu.
Mỗi khu chuyên đề thường phục vụ một nhóm nhu cầu riêng. Khu nguyên liệu sức khỏe phù hợp với doanh nghiệp tìm vitamin, khoáng chất, hoạt chất sinh học. Khu nguyên liệu tự nhiên phù hợp với nhu cầu về chiết xuất thực vật và nguyên liệu sạch.
Doanh nghiệp quan tâm sản phẩm mới có thể tìm hiểu khu protein thay thế, dinh dưỡng cho trẻ em và người cao tuổi, collagen cá, tảo biển hoặc chất tạo ngọt lành mạnh. Nếu cần khảo sát sản xuất, khu công nghệ đóng gói và chế biến cũng nên được đưa vào lịch tham quan.
Trước chuyến đi, nên nghiên cứu danh sách đơn vị trưng bày và đặt lịch gặp nếu có thể. Khi trao đổi tại gian hàng, hãy trình bày ngắn gọn nhu cầu nguyên liệu, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng dự kiến và thị trường mục tiêu.
Sau buổi gặp, nên xin WeChat, catalogue, báo giá sơ bộ và thông tin người phụ trách. Đồng thời ghi lại tên nhà cung cấp, số gian hàng, sản phẩm nổi bật và việc cần theo dõi sau hội chợ. Cách làm này giúp quá trình đánh giá nhà cung cấp rõ ràng hơn và tránh nhầm lẫn khi gặp nhiều đối tác trong cùng một ngày.
Có, nếu doanh nghiệp cần làm việc sâu với nhà cung cấp. Với các trao đổi cơ bản như hỏi thông tin gian hàng, lấy catalogue hoặc đọc biển báo, tiếng Anh và ứng dụng dịch có thể hỗ trợ tạm thời.
Tuy nhiên, khi cần trao đổi về MOQ, FOB, COA, giá, công suất, mẫu thử, chứng chỉ hoặc hợp đồng, doanh nghiệp nên có phiên dịch hội chợ Trung Quốc. Các nội dung này liên quan trực tiếp đến đàm phán supplier, nên nếu hiểu sai có thể ảnh hưởng đến quyết định mua hàng sau hội chợ.
Phiên dịch sourcing đặc biệt cần thiết khi làm việc với supplier Trung Quốc nội địa, hỏi sâu về nguyên liệu, công thức, ứng dụng R&D hoặc đi thăm nhà máy sau hội chợ. Người phiên dịch phù hợp sẽ giúp giao tiếp B2B rõ ràng hơn, tiết kiệm thời gian và hạn chế nhầm lẫn trong quá trình đàm phán nguyên liệu.
Vietpower Travel có thể hỗ trợ hướng dẫn viên tiếng Việt cho lịch trình chung và tư vấn thuê phiên dịch riêng nếu đoàn cần làm việc chuyên sâu với nhà cung cấp. Điều này giúp doanh nghiệp vừa thuận tiện trong di chuyển, vừa có thêm hỗ trợ khi trao đổi tại hội chợ.
Một chuyến đi hội chợ hiệu quả không dừng ở việc tham quan gian hàng, mà cần tạo ra kết quả thực tế: gặp đúng nhà cung cấp, lấy được thông tin sản phẩm, đánh giá năng lực supplier và mở ra cơ hội hợp tác sau chuyến đi. Nếu doanh nghiệp đang lên kế hoạch tham dự Hi & Fi Asia China, hãy để Vietpower Travel hỗ trợ tổ chức hành trình công tác kết hợp du lịch Vietnam chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và phù hợp mục tiêu kinh doanh.
