Kinh nghiệm đi hội chợ APFE Shanghai là chủ đề cần thiết cho doanh nghiệp muốn tìm nhà cung cấp băng keo, nhập vật liệu film, khảo sát công nghệ coating và mở rộng thị trường quốc tế. Bài viết sẽ giúp bạn chuẩn bị từ visa, visitor badge, tài liệu làm việc, lịch trình 3 ngày đến cách đánh giá supplier và kiểm tra chất lượng vật liệu tại hội chợ.
Vietpower Travel với kinh nghiệm tổ chức Vietnam Tours, MICE, corporate travel và tour hội chợ quốc tế sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trong quá trình lên kế hoạch công tác. Từ vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón, hướng dẫn viên đến tư vấn lịch trình hội chợ, Vietpower hỗ trợ đoàn tối ưu thời gian và giảm rủi ro hậu cần.
Để chuyến công tác diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước các nhóm việc chính: giấy tờ, đăng ký tham quan, tài liệu làm việc, thanh toán và kết nối internet.
Người tham dự cần kiểm tra hộ chiếu còn hạn tối thiểu 6 tháng. Nếu đi với mục đích công tác, làm việc với nhà cung cấp hoặc khảo sát thị trường, nên chuẩn bị visa Trung Quốc loại M hoặc visa theo đoàn nếu đăng ký tour.
Hồ sơ thường gồm thư mời từ ban tổ chức hoặc đối tác Trung Quốc, hồ sơ công ty, chứng minh tài chính, lịch trình lưu trú, vé máy bay và booking khách sạn. Do thủ tục có thể mất thời gian, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước khoảng 6-8 tuần để tránh trễ kế hoạch.
Doanh nghiệp nên đăng ký visitor badge online trước để tiết kiệm thời gian làm thủ tục tại cổng. Sau đó, cần tải exhibitor list và floor plan để xem trước khu trưng bày, đánh dấu các gian hàng cần gặp và lập danh sách nhà cung cấp ưu tiên theo từng nhóm ngành như băng keo, vật liệu film, coating, die-cutting hoặc thiết bị sản xuất.
Nên mang theo danh thiếp song ngữ Anh-Trung hoặc Việt-Trung, company profile, catalogue, spec sheet và danh sách câu hỏi dành cho supplier. Các câu hỏi nên xoay quanh MOQ, lead time, capacity, TDS, MSDS, RoHS, REACH, ISO và kinh nghiệm xuất khẩu.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên chuẩn bị laptop hoặc tablet, sổ tay, bút ghi chú và mẫu bảng đánh giá nhà cung cấp để lưu thông tin sau mỗi buổi gặp.
Trước khi sang Trung Quốc, nên cài sẵn WeChat, Alipay và WeChat Pay. Người đi hội chợ cũng nên chuẩn bị eSIM, SIM data hoặc gói roaming quốc tế để liên hệ đối tác và tra cứu thông tin khi cần.
Ngoài ví điện tử, nên mang thêm RMB dự phòng. Các tài liệu như thư mời, visitor badge, floor plan, exhibitor list, booking khách sạn và danh sách supplier nên được lưu offline để dùng trong trường hợp mạng hoặc một số nền tảng quốc tế bị hạn chế truy cập.
.jpg)
Tại hội chợ, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước kế hoạch tìm nhà cung cấp để gặp đúng đối tác, tiết kiệm thời gian và tăng khả năng tìm được nguồn vật liệu phù hợp. Nội dung này bám sát dữ liệu bạn đã cung cấp về chiến lược tham gia APFE.
Trước khi đi, hãy nghiên cứu danh sách nhà triển lãm, xem sơ đồ mặt bằng và phân loại nhà cung cấp theo nhóm sản phẩm như băng keo dính, màng bảo vệ, màng quang học, màng PE, màng bao bì và vật liệu phủ. Nên ưu tiên các đơn vị có sản phẩm đúng nhu cầu, có kinh nghiệm xuất khẩu, thông tin kỹ thuật rõ ràng và có thể cung cấp mẫu thử.
Khi gặp nhà cung cấp tại gian hàng, doanh nghiệp nên hỏi rõ:
Để đánh giá nhà cung cấp, hãy chú ý các dấu hiệu của nhà máy thật: danh mục sản phẩm tập trung, trả lời sâu về kỹ thuật, có thông tin về công suất sản xuất, kiểm soát chất lượng, dây chuyền phủ keo, máy cắt khuôn và sẵn sàng cho kiểm tra nhà máy. Cần thận trọng với đơn vị bán quá nhiều sản phẩm không liên quan, trả lời mơ hồ hoặc chỉ nhấn mạnh giá rẻ.
Để đánh giá chất lượng vật liệu tại hội chợ, doanh nghiệp nên kết hợp kiểm tra tài liệu kỹ thuật, mẫu thực tế và quan sát trình diễn công nghệ sản xuất.
Trước hết, hãy yêu cầu tài liệu thông số kỹ thuật để xem thành phần, độ dày, độ bám dính và tiêu chuẩn vật liệu. Đồng thời, cần kiểm tra tài liệu an toàn vật liệu và các chứng chỉ như RoHS, REACH, ISO, FDA nếu ngành hàng yêu cầu. Không nên chỉ dựa vào catalogue hoặc lời giới thiệu tại gian hàng.
Khi kiểm tra mẫu, cần quan sát bề mặt màng có mịn, đều màu, không bọt khí hay lỗi phủ keo hay không. Với màng PE, nên kiểm tra tỷ lệ giữa trọng lượng màng thật và trọng lượng lõi. Với màng bảo vệ, cần thử khả năng bóc ra sạch, không để lại keo trên bề mặt kính, inox hoặc nhôm.
Một số cách thử nhanh gồm:
Khi xem demo công nghệ, hãy quan sát máy phủ keo, máy cắt khuôn, hệ thống sấy tia cực tím và dây chuyền tự động hóa. Doanh nghiệp nên chú ý tốc độ sản xuất, độ chính xác, khả năng kiểm soát lỗi và mức độ tùy chỉnh.
Việc chọn đi tự túc hay theo tour phụ thuộc vào kinh nghiệm thị trường, khả năng ngoại ngữ, ngân sách và mục tiêu làm việc của doanh nghiệp tại hội chợ.
|
Tiêu chí |
Đi tự túc |
Đi theo tour |
|
Phù hợp với ai |
Doanh nghiệp đã từng đi hội chợ Trung Quốc, biết tiếng Trung hoặc tiếng Anh, quen dùng metro, Didi, WeChat, Alipay |
Doanh nghiệp lần đầu đi hội chợ, nhóm công tác nhỏ, người không rành tiếng Trung hoặc muốn tiết kiệm thời gian chuẩn bị |
|
Ưu điểm |
Chủ động lịch trình, linh hoạt gặp đối tác riêng, có thể kéo dài chuyến đi để kiểm tra nhà máy |
Được hỗ trợ visa, vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón, hướng dẫn viên hoặc phiên dịch theo chương trình |
|
Hạn chế |
Tự lo visa, vé máy bay, khách sạn, di chuyển, phiên dịch, thanh toán; dễ phát sinh rủi ro nếu chưa quen Trung Quốc |
Lịch trình theo đoàn nên mức độ linh hoạt thấp hơn tự túc |
|
Mục tiêu phù hợp |
Gặp đối tác riêng, đi factory audit sau hội chợ, khảo sát thêm thị trường |
Tham quan gian hàng vật liệu, tìm supplier, trao đổi kỹ thuật, đàm phán ban đầu |
|
Mức độ rủi ro |
Cao hơn vì phải tự xử lý các vấn đề phát sinh |
Thấp hơn vì có đơn vị tổ chức hỗ trợ hậu cần |
|
Gợi ý lựa chọn |
Phù hợp với người đã có kinh nghiệm công tác tại Trung Quốc |
Phù hợp với doanh nghiệp muốn đi trọn gói, rõ chi phí và tiết kiệm thời gian |
Doanh nghiệp nên có phiên dịch nếu cần đàm phán sâu về kỹ thuật, giá, hợp đồng hoặc thông số vật liệu. Nhiều gian hàng lớn có thể giao tiếp bằng tiếng Anh, nhưng các nhà máy nhỏ thường dùng tiếng Trung là chính, nhất là khi trao đổi với kỹ sư hoặc bộ phận sản xuất.
Phiên dịch giúp quá trình gặp gỡ nhà cung cấp chính xác hơn, đặc biệt với các thuật ngữ như adhesion, cohesion, micron, coating temperature, resin code, corona treatment. Ngoài việc dịch ngôn ngữ, phiên dịch còn hỗ trợ kiểm tra giấy phép kinh doanh, trao đổi biên bản ghi nhớ, đọc tín hiệu trong đàm phán và giúp doanh nghiệp đánh giá nhà cung cấp tốt hơn.
Nếu đi theo tour, doanh nghiệp nên hỏi trước đơn vị tổ chức có hỗ trợ phiên dịch tiếng Việt-Trung hoặc phiên dịch chuyên ngành về công nghệ coating hay không. Điều này giúp hạn chế hiểu sai thông số và tăng hiệu quả khi làm việc tại gian hàng.
Để chuyến đi đạt hiệu quả, doanh nghiệp nên chia lịch làm việc theo từng ngày thay vì đi dàn trải. Cách lên lịch làm việc tại hội chợ nên bám theo mục tiêu: khảo sát tổng thể, làm việc sâu với supplier và chốt kế hoạch follow-up.
|
Ngày |
Mục tiêu |
Việc cần làm |
|
Ngày 1 |
Khảo sát tổng thể |
Đi qua các khu chính trong Hall 5.1H và 6.1H, thu catalogue, danh thiếp, sample, ghi chú booth tiềm năng và cuối ngày lọc ra 10-15 supplier đáng gặp sâu. |
|
Ngày 2 |
Làm việc sâu với supplier |
Gặp nhà cung cấp trong danh sách ưu tiên, kiểm tra sample, hỏi MOQ, lead time, capacity, chứng chỉ, so sánh giá và năng lực sản xuất. |
|
Ngày 3 |
Chốt thông tin và follow-up |
Quay lại booth quan trọng, trao đổi khung giá, điều kiện thanh toán, Incoterms, hẹn factory audit nếu cần, tham gia seminar hoặc forum chuyên ngành. |
Tham dự APFE Shanghai hiệu quả không chỉ nằm ở việc có mặt tại hội chợ, mà còn ở cách chuẩn bị, chọn gian hàng, gặp gỡ nhà cung cấp, đánh giá vật liệu và follow-up sau chuyến đi. Với kế hoạch rõ ràng, doanh nghiệp có thể tìm nguồn vật liệu phù hợp, xem demo công nghệ và xây dựng quan hệ hợp tác dài hạn.
Liên hệ Vietpower Travel để được tư vấn tour hội chợ trọn gói, đồng thời khám phá thêm các hành trình Vietnam Tours dành cho doanh nghiệp, đối tác và đoàn khách muốn du lịch Vietnam sau những chuyến công tác quốc tế.
