Kinh Nghiệm Xin Visa Công Tác Trung Quốc Cho Người Việt Nam

Đi công tác Trung Quốc lần đầu? Gặp đối tác, dự hội chợ, ký kết thương mại… nhưng chưa rõ thủ tục visa ra sao? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm trọn kinh nghiệm xin visa công tác Trung Quốc cho người Việt Nam: từ thư mời chuẩn chỉnh, lịch trình logic đến cách nộp hồ sơ.

1. Kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ chuẩn – tránh rớt visa

Thư mời từ đối tác Trung Quốc

Nội dung có trong thư mời:

• Họ và tên đầy đủ của đương đơn (theo hộ chiếu)
• Số hộ chiếu (bản chính hộ chiếu phải còn hạn ít nhất 6 tháng)
• Chức vụ tại công ty Việt Nam
• Tên công ty mời, địa chỉ cụ thể, số điện thoại, số fax
• Mã số thuế của công ty mời (trong hồ sơ từng bị từ chối do thiếu mục này)
• Thời gian mời cụ thể: từ ngày – đến ngày
• Lý do mời: ghi rõ tham dự hội chợ, ký kết hợp đồng thương mại, gặp đối tác chiến lược, tuyệt đối tránh ghi mơ hồ như “đi công tác”, “giao lưu”

Lưu ý:

• Thư phải có dấu đỏ của công ty mời và chữ ký người đại diện pháp lý
• Không chấp nhận thư mời viết tay, scan mờ hoặc không rõ ngày tháng
• Tốt nhất nên có bản gốc gửi về Việt Nam nếu thời gian cho phép (thư scan vẫn hợp lệ nhưng phải rõ nét)

Quyết định cử đi công tác của công ty Việt Nam

Đối với visa công tác Trung Quốc cho người Việt Nam, quyết định cử đi công tác là căn cứ xác nhận người xin visa được công ty ủy quyền hợp pháp.

Yêu cầu đối với văn bản này như sau:

• Ghi rõ: họ tên đương đơn, chức vụ, đơn vị công tác
• Mục đích công tác: phải trùng khớp với thư mời
• Thời gian công tác cụ thể: ghi ngày đi và ngày về rõ ràng
• Nơi công tác tại Trung Quốc: địa điểm, tên đối tác, địa chỉ
• Có dấu đỏ công ty và chữ ký giám đốc hoặc người đại diện pháp luật

Tài liệu bổ sung đi kèm:

• Hợp đồng lao động (đối với người lao động)
• Giấy phép đăng ký kinh doanh (đối với chủ doanh nghiệp)

Lưu ý thực tế:

• Đã có trường hợp hồ sơ bị trả lại do quyết định ghi “thời gian công tác: 5 ngày trong tháng 6” mà không chỉ rõ ngày đi – ngày về
• Nên bổ sung lịch trình làm việc chi tiết theo ngày kèm trong quyết định hoặc thành phụ lục riêng

Dịch thuật và công chứng hồ sơ

Toàn bộ hồ sơ cần dịch gồm:

• Quyết định cử đi công tác
• Thư mời
• Hợp đồng thương mại (nếu có)
• Giấy phép kinh doanh (nếu là chủ doanh nghiệp)

Ngôn ngữ dịch:

• Tiếng Trung hoặc tiếng Anh, tùy nơi nộp hồ sơ (trung tâm tiếp nhận có thể yêu cầu khác nhau)

Yêu cầu cụ thể:

• Dịch bởi đơn vị có tư cách pháp nhân
• Bản dịch phải có dấu công chứng của Phòng Tư pháp cấp quận/huyện hoặc văn phòng công chứng
• Dấu công chứng phải ghi rõ số hiệu, ngày công chứng và người thực hiện

Kinh nghiệm đi thực tế:

• Tại Trung tâm visa Trung Quốc Hà Nội, hồ sơ từng bị từ chối vì bản dịch không ghi đúng “Chức vụ: Director” thành “Chức danh: Giám đốc điều hành”, gây nhầm lẫn về trách nhiệm pháp lý
• Mọi bản sao nộp phải photo A4 trên một mặt, rõ nét, không gấp nếp, không scan màu mờ

Tóm tắt các giấy tờ cần có trong bộ hồ sơ chuẩn:

1. Đơn xin cấp visa M (tải từ website visaforchina.cn và khai online trước khi in)
2. Ảnh thẻ 4x6 cm, nền nhạt, chụp trong vòng 3 tháng
3. Bản photo mặt hộ chiếu trang thông tin có kèm ảnh, kèm hộ chiếu gốc
4. Thư mời từ đối tác Trung Quốc (nội dung đúng chuẩn, rõ ràng, có mã số thuế và chữ ký)
5. Quyết định cử đi công tác từ công ty Việt Nam
6. Giấy tờ chứng minh mối quan hệ thương mại: hợp đồng, hóa đơn, email liên hệ, thư trao đổi
7. Dịch thuật và công chứng các tài liệu tiếng Việt
8. Lịch trình công tác tại Trung Quốc (ngày – giờ – địa điểm)
9. Vé máy bay khứ hồi và xác nhận đặt khách sạn (hoặc thư bảo lãnh lưu trú)

2. Mẹo nộp hồ sơ xin visa công tác

Từ ngày 23/10/2023, trung tâm dịch vụ visa Trung Quốc tại Hà Nội miễn đặt lịch hẹn trước. Tuy nhiên, bạn vẫn bắt buộc phải hoàn thành khai báo form điện tử trước khi đến nộp hồ sơ.

Hành động cụ thể cần thực hiện:

1. Khai tờ khai online tại website visaforchina.cn.
2. Nên đến sớm trước 9h sáng, đặc biệt vào thứ Hai và đầu tháng – thời điểm hồ sơ nộp đông nhất.
3. Mang theo đầy đủ hồ sơ gốc và bản sao công chứng. Hồ sơ thiếu dù chỉ một giấy tờ, ví dụ bản photo mặt hộ chiếu trang thông tin có kèm ảnh hoặc một bản công chứng thư mời, bạn sẽ phải quay lại hôm sau.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ:

• Tại Hà Nội: 9h00 – 15h00 
• Tại TP.HCM: 9h00 – 14h30
• Tại Đà Nẵng: 9h00 – 15h00

Chú ý:

• Không chấp nhận người đến nộp thay bằng giấy ủy quyền kể từ 30/6/2023, trừ khi mang theo giấy tờ gốc chứng minh quan hệ hoặc giấy giới thiệu của công ty

3. Những lỗi hồ sơ khiến người Việt bị rớt visa đáng tiếc

Ảnh thẻ không đúng chuẩn

• Phải là ảnh nền nhạt không đội mũ kích thước 4x6cm để dán, chụp trong vòng 3 tháng
• Không dùng ảnh chỉnh sửa quá mức, ảnh scan hoặc ảnh cũ từ hồ sơ khác

Thông tin không trùng khớp giữa thư mời – quyết định – tờ khai

• Thư mời ghi chức danh “Manager”, quyết định ghi “Giám sát viên”, tờ khai ghi “Trưởng phòng” → hồ sơ không đảm bảo tính trung thực, dễ bị từ chối

• Tất cả các tài liệu phải thống nhất ngày đi – ngày về, mục đích công tác, tên công ty

Lịch trình mơ hồ

• Viết kiểu “tham dự hội chợ tại Quảng Châu” không đủ. Phải ghi rõ:
• “Tham dự China Import and Export Fair, gian hàng số 3.1, ngày 15–18/10/2025”
• Đây là căn cứ để đại sứ quán Trung Quốc đánh giá rằng bạn đến Trung Quốc với mục đích thương mại hợp lệ

Khai sai tờ khai điện tử

• Nếu đã in ra và ký tên mà phát hiện sai: tuyệt đối không sửa bằng tay
• Cách đúng: xóa và khai lại từ đầu, in lại, ký lại, nộp bản mới

Không liên hệ kiểm tra danh sách hồ sơ mới nhất

• Hồ sơ có thể cập nhật theo từng đợt hướng dẫn mới từ tổng lãnh sự quán Trung Quốc
• Kinh nghiệm thực tế: nên gọi điện hoặc email trung tâm trước 1 ngày để kiểm tra danh sách hồ sơ cần mang theo

Thiếu bản sao công chứng

• Hồ sơ nên đem dư 1–2 bản sao công chứng các giấy tờ chủ lực (hộ chiếu, thư mời, quyết định, lịch trình...)
• Có nhiều trường hợp bị từ chối nộp hồ sơ chỉ vì không có bản công chứng tiếng Trung kèm bản tiếng Việt

Hộ chiếu hỏng, mờ trang thông tin

• Hộ chiếu còn hạn trên 6 tháng, không rách góc, không bị ố mờ trang in ảnh
• Nếu hộ chiếu từng dùng để xin visa thương mại Trung Quốc được trước đó, nên đính kèm để tăng độ tin cậy

6. Khi nào nên dùng dịch vụ visa 

Bạn nên dùng dịch vụ visa trong các trường hợp sau

• Hồ sơ yếu hoặc không đầy đủ: thư mời chưa rõ, lịch trình chưa chi tiết, chưa chứng minh được mối quan hệ thương mại giữa hai bên
• Gấp rút về thời gian: cần visa gấp trong vòng 2–3 ngày làm việc
• Chưa từng đi Trung Quốc trước đó: chưa có lịch sử visa khiến hồ sơ dễ bị đánh giá rủi ro
• Không rành thủ tục khai form online, dịch thuật, công chứng hồ sơ
• Muốn xin visa công tác nhiều lần (multiple entry): cần thư mời nâng cao, giải trình mục đích cụ thể, lịch sử đi lại

Vì sao nên chọn Vietpower cho dịch vụ visa công tác Trung Quốc?

• Chúng tôi là công ty lữ hành quốc tế, có Giấy phép Lữ hành Quốc tế số 01-711/2015/TCDL-GPLHQT.
• Trụ sở và văn phòng chi nhánh rõ ràng tại Hà Nội, Hòa Bình, Hải Phòng, Nam Định, TP. Hồ Chí Minh
• Chuyên sâu mảng visa công tác hội chợ thương mại Trung Quốc, phục vụ đoàn từ 01 người đến nhóm 50 người
• Tư vấn thực tế 24/7, phân tích rõ từng trường hợp hồ sơ, đánh giá khả năng đậu visa ngay từ đầu
• Hỗ trợ toàn diện: từ bước 1 xác định loại thị thực phù hợp, đến bổ sung đầy đủ giấy tờ chứng từ nếu hồ sơ yếu

7. Kết luận

Nếu bạn đang chuẩn bị sang Quảng Châu, Thượng Hải, Bắc Kinh hay bất kỳ thành phố nào để ký kết, tìm đối tác, tham gia hội chợ – thì đừng để sai sót hồ sơ làm lỡ cơ hội công tác quốc tế của bạn. Hãy để VisaVietpower cùng bạn vững vàng trong từng bước xin visa công tác Trung Quốc cho người Việt Nam.

• Hotline: 0936 336 389
• Email: info@vietpowertravel.com 
• Địa chỉ: Tòa nhà Tuấn Hạnh, Số 82, Ngõ 116, Phố Nhân Hòa, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam