Những Lưu Ý Khi Doanh Nghiệp Tham Gia Triển Lãm Ở Trung Quốc 

Triển lãm quốc tế Trung Quốc – nơi quy tụ hàng nghìn doanh nghiệp và khách tham quan đến từ hơn 210 quốc gia trên thế giới. Nhưng để tận dụng tối đa cơ hội vàng đó, hãy cùng Vietpower tìm hiểu những  lưu ý khi doanh nghiệp tham gia triển lãm ở Trung Quốc để tối ưu hóa trải nghiệm cũng như tránh những vấn đề gặp phải khi tham gia triển lãm.

1. Những lưu ý quan trọng khi tham gia triển lãm tại Trung Quốc

Trước khi đến triển lãm

Chuẩn bị pháp lý và bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ 

Đăng ký nhãn hiệu, sáng chế tại Trung Quốc

Tình huống phổ biến: Một doanh nghiệp EU mang sản phẩm đi triển lãm ở Thượng Hải, nhưng sau 6 tháng không thể vào được thị trường vì… một bên khác đã đăng ký nhãn hiệu đó tại Trung Quốc từ trước. 

Do đó bạn cần danh sách hành động cụ thể sau:

1. Đăng ký nhãn hiệu tại CNIPA (Cục Sở hữu trí tuệ Trung Quốc):
   
   
• Thời gian xử lý trung bình: 9–12 tháng
  
  
• Phí đăng ký: khoảng 2.800.000 – 4.200.000 VNĐ(chưa bao gồm phí dịch vụ)
  
  
• Đăng ký đầy đủ tên tiếng Anh và tiếng Trung
  
  
2. Đăng ký sáng chế/thiết kế công nghiệp nếu có công nghệ độc quyền:
   
   
• Sáng chế (Invention): 18–22 tháng xử lý
  
  
• Thiết kế (Design Patent): 6–8 tháng xử lý
  
  
  
3. Đăng ký bản quyền nội dung (catalogue, hình ảnh demo, hướng dẫn kỹ thuật…) để tránh bị sao chép – phí khoảng 1.050.000 – 1.750.000 VNĐ/lần
   
   

Ký NDA (Non-Disclosure Agreement)

Tại Bauma China 2020, một đối tác Trung Quốc đã chụp toàn bộ hình ảnh bản thiết kế hệ thống nâng thủy lực và làm giả gần như toàn bộ. Công ty châu Âu đã không có bất kỳ rào cản pháp lý nào vì hai bên chưa hề ký NDA.

Cách triển khai:

• Soạn sẵn NDA song ngữ (Anh – Trung), dạng 1 trang A4, rõ ràng điều khoản bảo mật.
  
  
• In sẵn 20–30 bản, đưa cho các đối tác “nghiêm túc” ký trước khi đi vào thương lượng sản phẩm.
  
  
• Nếu NDA đã ký, anh/chị có thể khởi kiện tại tòa án Trung Quốc hoặc thông qua thẩm phán nếu đối phương sử dụng trái phép tài liệu/bản quyền.
  
  

Dịch thuật và bản địa hóa tài liệu

Trong triển lãm quốc tế Trung Quốc, tài liệu in phải sử dụng tiếng Trung nếu muốn được khách bản địa tiếp cận nghiêm túc.

 Bộ tài liệu (nên có):

Thiết kế phù hợp văn hóa kinh doanh:

• Không sử dụng màu đen-trắng toàn phần (ngụ ý xui xẻo)
  
  
• Tông màu được ưa chuộng: đỏ, vàng, xanh lá (may mắn – tài lộc)
  
  
• Ảnh nhân sự thật, tránh ảnh mô hình nước ngoài (không tạo sự tin tưởng với đối tác bản địa)

Gợi ý một số hội chợ nổi bật tại Trung Quốc 2025

Không phải hội chợ nào cũng dành cho sản phẩm của anh/chị. Lưu ý khi tham gia triển lãm ở Trung Quốc là phải chọn đúng thời điểm, đúng hội chợ chuyên ngành.

Lịch hội chợ nổi bật:

Lập kế hoạch:

• Đặt phòng khách sạn cách khu triển lãm không quá 3km khi tham gia hội chợ
  
  
• Đặt trước phòng khách sạn tối thiểu 45 ngày trước hội chợ để tránh tăng giá (Canton Fair có hơn 100.000 lượt khách lưu trú mỗi tuần)
  
  

Trong thời gian diễn ra triển lãm 

Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp tại gian hàng

Trang phục và tác phong:

• Toàn bộ đội ngũ nên đồng phục theo tông nhận diện thương hiệu, ưu tiên áo sơ mi dài tay, kín đáo, lịch sự.
  
  
• Luôn đeo bảng tên (song ngữ), đeo đồng hồ và giữ tư thế đứng tự nhiên.
  
  
• Khách Trung Quốc rất để tâm đến văn hóa kinh doanh và phong cách thể hiện chuyên nghiệp, vì vậy mỉm cười và chào bằng hai tay là điểm cộng lớn.
  

Thiết kế booth và hoạt động tại gian hàng:

• Sử dụng màu sắc nổi bật, biển hiệu rõ ràng, có in QR code WeChat, ảnh sản phẩm lớn và 1 màn hình trình chiếu liên tục.
  
  
• Tổ chức demo sản phẩm trực tiếp theo giờ cố định (ví dụ: 10h – 13h – 15h mỗi ngày).
  
  
• Có thể áp dụng các cách thu hút sáng tạo: minigame có quà, quay số trúng thưởng, livestream trên WeChat hoặc mời KOL nội địa đến chụp ảnh – livestream cùng sản phẩm.
  
  

Tại hội chợ nhà bếp và sản xuất thông minh năm 2023, một doanh nghiệp Thái Lan đã tăng lượng người tiếp cận gấp 4 lần nhờ tổ chức cuộc thi “cắt rau tốc độ” kết hợp livestream.

Giao tiếp đúng chuẩn 

Cách trao danh thiếp đúng chuẩn Trung Quốc:

• Dùng hai tay đưa danh thiếp, mặt in tiếng Trung quay lên trên.
  
  
• Nhìn vào thông tin trên danh thiếp trước khi cất đi – thể hiện sự tôn trọng.
  
  
• Không bao giờ nhét danh thiếp vào túi quần, hãy dùng ví đựng riêng.
  
  

Ứng xử trong trao đổi kinh doanh:

• Tránh nhìn chằm chằm vào mắt khách, giữ thái độ điềm tĩnh, lễ phép.
  
  
• Không đưa giá ngay lập tức, mà nên mời khách xem demo trước – đây là cách đàm phán giá cả và xây dựng sự tin tưởng lâu dài.
  
  
• Ghi chép cẩn thận bằng sổ tay hoặc note ngay trên WeChat, tránh nói những gì không thể cam kết.
  
  

Sử dụng WeChat hiệu quả:

• Khi khách ghé booth – quét QR để kết nối ngay. Sau đó, gửi 1 tin nhắn xác nhận: "Cảm ơn anh/chị đã ghé gian hàng của chúng tôi tại [tên hội chợ]. Mong được kết nối hợp tác sâu hơn!"
  
  
• Gắn tag theo danh mục: khách lẻ, đại lý, thương mại quốc tế, nội địa…
  
  
• Sử dụng chức năng “Broadcast Message” trên WeChat để cập nhật chương trình khuyến mãi mỗi tối.
  
  

Thu thập dữ liệu khách hàng và đối tác 

Lưu ý khi tham gia triển lãm ở Trung Quốc, đặc biệt là hội chợ Canton Fair, chính là: dữ liệu là vàng. Nếu không ghi lại thông tin đầy đủ, bạn sẽ mất cơ hội ngay cả khi sản phẩm rất hấp dẫn.

Cách lưu trữ và phân loại thông tin:

Tư liệu hình ảnh và video:

• Mỗi ngày, hãy chụp ảnh 5 – 10 khoảnh khắc tại booth, khách đang demo sản phẩm, đội ngũ đang tiếp khách…
  
  
• Những nội dung này sẽ là tư liệu quý giá để truyền thông sau triển lãm (trên website, mạng xã hội, email marketing…).
  
  

Xử lý tình huống khẩn cấp

Tại một triển lãm quốc tế Trung Quốc, mọi chuyện đều có thể xảy ra. Máy in hỏng? Thiếu phiên dịch? Quên danh thiếp? 

Danh sách vật dụng cần dự phòng mỗi ngày:

• 100 danh thiếp bổ sung
  
  
• 20 bản tài liệu in dự phòng (catalogue, bảng giá)
  
  
• 1 USB chứa toàn bộ file mềm + 1 bản in màu
  
  
• 1 tấm bảng tên trống (đề phòng mất)
  
  
• Sạc dự phòng & bộ phát wifi
  
  

Khi có khủng hoảng xảy ra:

• Gặp trục trặc in ấn? Hãy đến khu in ấn di động tại hành lang triển lãm, thường có sẵn và mất khoảng 30–45 phút để in lại.
  
  
• Thiếu phiên dịch? Liên hệ ban tổ chức hoặc HI-COM tại chỗ – họ có đội ngũ phiên dịch chuyên ngành sẵn sàng hỗ trợ trong ngày.
  
  
• Mất giấy tờ? Báo ngay cho đại diện chính quyền nhân dân thành phố tại bàn hỗ trợ sự kiện để được trợ giúp nhanh.
  
  

Sau khi kết thúc triển lãm

Chăm sóc khách hàng ngay sau triển lãm

• Gửi tin nhắn cảm ơn bằng tiếng Trung qua WeChat, ví dụ:
  
  
  感谢您在[展会名称]莅临我司展位！期待后续合作！
  
  
  
• Email follow-up trong 3 ngày sau hội chợ, đính kèm bảng giá, ảnh sản phẩm, feedback.
  
  

Đánh giá hiệu quả tham dự

Tái sử dụng nội dung truyền thông:

• Làm 1 video recap 1–2 phút từ ảnh và video tại hội chợ, gắn nhạc, phụ đề tiếng Anh – đăng lên website.
  
  
• Tổng hợp Case study ấn tượng (ví dụ: khách hàng Nhật Bản đặt thử 1 container, chốt đơn ngay sau buổi demo).

2. Kết luận 

Việc tham gia hội chợ Quảng Châu hay bất kỳ triển lãm quốc tế Trung Quốc nào không chỉ là một chuyến đi công tác – mà là bước đi chiến lược để mở rộng mạng lưới kinh doanh, cập nhật xu hướng mới và tiếp cận thị trường khổng lồ.

Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về các Tour hội chợ Trung Quốc của trung tâm xúc tiến thương mại Vietpower để nhận được trợ giá từ ban tổ chức cũng như các hỗ trợ cần thiết khác để chuyến đi của Bạn sẽ thật sự hiệu quả.