Vận Chuyển & Lắp Đặt Hàng Triển Lãm Cơ Khí Tại PTC ASIA 2025

Vận chuyển & lắp đặt hàng triển lãm cơ khí tại PTC ASIA 2025 là bước chuẩn bị quyết định thành công khi tham gia sự kiện cơ khí lớn nhất châu Á. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn đầy đủ và chi tiết về vận chuyển hàng hóa PTC ASIA 2025, thủ tục hải quan, chi phí thực tế, thời gian setup và kinh nghiệm lắp đặt booth chuyên nghiệp ngay tại trung tâm triển lãm Thượng Hải.

1. Quy Trình Vận Chuyển Hàng Từ Việt Nam Tới PTC ASIA

Các tuyến vận chuyển phổ biến từ TP.HCM – Shanghai

Đối với doanh nghiệp Việt Nam trong ngành cơ khí – đặc biệt là sản xuất thiết bị truyền động, khí nén, hệ thống thủy lực, động cơ công nghiệp, tuyến đường biển từ TP.HCM đi Thượng Hải – Trung Quốc là giải pháp hiệu quả về chi phí và đảm bảo thời gian.

• Cảng xuất: Cát Lái, Hiệp Phước, SP-ITC – đều là cảng quốc tế lớn tại TP.HCM, hỗ trợ tối ưu cho hàng trưng bày chuyên dụng.
• Cảng đích: Shanghai Port, cụ thể là HIT Terminal và MID Terminal – nơi tiếp nhận lượng lớn hàng hóa phục vụ setup triển lãm PTC ASIA 2025.
• Lựa chọn container: Tùy vào kích thước thiết bị và loại hàng, bạn có thể chọn:
  
  
• FCL: 20’GP, 40’GP, 40’HQ
• LCL: Hàng lẻ ghép theo mét khối (CBM) phù hợp doanh nghiệp nhỏ và vừa

Thời gian vận chuyển và các lựa chọn hãng logistics

Từ TP.HCM đi Thượng Hải bằng đường biển thường mất khoảng 5 – 10 ngày, tùy hãng và hình thức đi thẳng hay chuyển tải. Những đơn vị chuyên nghiệp đang cung cấp dịch vụ logistics triển lãm cơ khí PTC ASIA bao gồm:

• SS Logistics: mạnh về vận chuyển sự kiện
• AEL Việt Nam: có lịch tàu hàng ngày
• KMTC và ATL: nổi bật về giá và hỗ trợ khai báo

So sánh nhanh:

Việc lựa chọn nhà cung cấp logistics phù hợp không chỉ đảm bảo thời gian mà còn giúp bạn tránh những chi phí phát sinh trong mùa cao điểm của sự kiện.

2. Hướng Dẫn Thủ Tục Hải Quan Và Giấy Tờ Cần Thiết

Hồ sơ xuất khẩu tại Việt Nam

Bước đầu tiên trong hành trình vận chuyển hàng hóa PTC ASIA 2025 là kiểm tra tính hợp lệ của hàng hóa trưng bày. Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Thông tin mặt hàng đầy đủ: không nằm trong danh sách cấm
• Hồ sơ xuất khẩu bao gồm:
  
  
• Hợp đồng thương mại
• Invoice & Packing List
• Tờ khai hải quan điện tử theo đúng chuẩn V5
• Giấy phép đặc biệt (nếu có yêu cầu kỹ thuật chuyên biệt)

Đây là khâu then chốt cần được xử lý kỹ lưỡng để đảm bảo lịch tàu và hạn nhập hàng tại trung tâm triển lãm.

Hồ sơ nhập khẩu tại Trung Quốc

Tại Thượng Hải, hàng hóa phục vụ bố trí gian hàng PTC ASIA Thượng Hải được phân loại là nhập tạm thời phục vụ triển lãm, do đó hồ sơ cần có:

• Chứng chỉ xuất xứ (C/O): Để hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu
• Mã HS rõ ràng và chính xác: Giúp thông quan nhanh chóng
• Xác nhận trưng bày hội chợ từ ban tổ chức PTC ASIA: Một số hãng vận chuyển sẽ giúp bạn làm giấy tờ này
  

Lưu ý: Trung Quốc quản lý khá chặt chẽ đối với thiết bị cơ khí công nghiệp có động cơ, nam châm, chất lỏng, hoặc liên quan đến an toàn – hãy phối hợp kỹ với hãng logistics để được tư vấn.

3. Lắp Đặt Gian Hàng Tại PTC ASIA 2025

Lựa chọn loại gian hàng: 

Ban tổ chức PTC ASIA 2025 cung cấp 3 loại gian hàng chính:

• Raw Space (36m² trở lên):
• Không bao gồm thảm, vách, điện
• Bắt buộc có bản vẽ kỹ thuật thi công nộp trước ngày 15/09/2025
• Phí đăng ký booth 1 mặt mở: từ USD 420/m², các mặt mở thêm có phụ thu:
• Booth 2 mặt mở: cộng 10% tổng diện tích
• Booth 3 mặt mở: cộng 15%
• Booth 4 mặt mở (đảo): cộng 20%
• Shell Scheme (tối thiểu 9m²):
  
  
• Bao gồm thảm, vách sau, bảng tên, 1 bàn tiếp khách, 2 ghế, 3 đèn huỳnh quang 40W và 1 ổ cắm 500W
• Giá tham khảo: từ USD 480/m²
• Deluxe Booth (18–27m²):
  
  
• Thiết kế sẵn cao cấp với vật liệu gỗ công nghiệp, đèn trưng bày, hệ kệ/khung module
• Giá từ USD 550–600/m² tùy khu vực gian hàng

Để đảm bảo hình ảnh thương hiệu nổi bật giữa hơn 1.600 đơn vị triển lãm khuyến nghị các doanh nghiệp sử dụng booth từ 18m² trở lên, có ít nhất 2 mặt mở, kết hợp thi công sáng tạo cùng đơn vị nội thất triển lãm tại Thượng Hải.

Lưu ý: Nếu sử dụng raw space, cần đăng ký thiết kế booth và hồ sơ kỹ thuật (construction drawing) với ban tổ chức trước 15/09/2025 để tránh từ chối lắp đặt.

Lịch trình lắp đặt – vận chuyển – tháo dỡ cụ thể

PTC ASIA 2025 tổ chức tại Shanghai New International Expo Centre (SNIEC) – địa chỉ: số 2345 Longyang Road, Pudong, Shanghai – là trung tâm triển lãm có 17 hall, tổng diện tích hơn 80.000 m².

Lịch trình cụ thể 

• Ngày nhận hàng trưng bày:
  Từ 07:00 ngày 25/10/2025 đến 18:00 ngày 27/10/2025
  Địa điểm nhận hàng: Sảnh N1 đến N5 – Lối vào khu kỹ thuật
• Lắp đặt & kiểm tra an toàn:
• Thời gian thi công booth: 26/10 – 27/10, từ 08:30 – 18:30
• Tất cả thiết bị trưng bày như máy móc cơ khí nặng, động cơ công nghiệp, hệ thống thủy lực – khí nén phải đăng ký vận chuyển bằng xe nâng/thiết bị nội bộ trung tâm tại đây
• Cần bảo hiểm trách nhiệm đối với tài sản và công nhân thi công booth (theo yêu cầu từ SNIEC)
• Tháo dỡ và rút hàng hóa:
• Bắt đầu từ 17:00 ngày 31/10/2025
• Phải hoàn tất tháo dỡ trước 11:00 sáng ngày 01/11/2025
• Thông tin liên lạc:

• Liên hệ: Cô Delia Li

•  +86-21-2055 7048

•  delia.li@hmf-china.com

4. Phụ Phí Trong Quá Trình Vận Chuyển Và Thi Công Booth

Chi phí phụ trong quá trình triển lãm cần lưu ý:

• Cleaning Fee (vệ sinh container sau sử dụng): 750.000 – 1.200.000₫
• THC – Phí bốc xếp tại cảng Shanghai: trung bình 1.000.000 – 1.500.000₫/container
• PSS – Phụ phí mùa cao điểm: ~8% cước vận chuyển
• DEM/DET – Lưu container: từ ngày thứ 5 tại cảng, phí 50 – 80 USD/ngày
• CIC – Container Imbalance Fee: có thể áp dụng nếu hàng không hồi hương về cảng gốc

Chiến lược tiết kiệm chi phí đáng tin cậy:

• Đặt booth trước hạn 30/06/2025: để nhận mức chiết khấu 5–10% từ ban tổ chức
• Chọn nhà cung cấp tại Thượng Hải để thi công booth: tiết kiệm đến 25% chi phí vận chuyển nội thất từ Việt Nam

5. Kết Luận

Hi vọng những thông tin trên có thể giúp được doanh nghiệp có thể triển khai hiệu quả việc vận chuyển hàng hóa PTC ASIA 2025 và lắp đặt gian hàng tại Thượng Hải. Nếu bạn đang chuẩn bị cho sự kiện, hãy bắt đầu lên kế hoạch vận chuyển, thủ tục và thi công ngay từ bây giờ để đảm bảo tiến độ và tối ưu chi phí.

Khám phá thêm Tour hội chợ Trung quốc của trung tâm xúc tiến thương mại Vietpower để nhận được trợ giá từ ban tổ chức cũng như các hỗ trợ cần thiết khác để chuyến đi của Bạn sẽ thật sự hiệu quả.