5 Lưu Ý Chuẩn Bị Giấy Tờ Xin Visa Đi Công Tác Trung Quốc 

Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ giấy tờ xin visa đi công tác Trung Quốc là yếu tố then chốt quyết định bạn có được cấp visa đúng lịch trình hay không. Trong năm 2025, quy trình có thể thay đổi nhẹ giữa ba trung tâm (Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng) nhưng các thành phần của hồ sơ xin visa thương mại Trung Quốc vẫn giữ nguyên khung kiểm tra chặt chẽ.

1. Dịch thuật công chứng đúng chuẩn và đúng ngôn ngữ

Tất cả giấy tờ xin visa đi công tác Trung Quốc như quyết định cử đi công tác, hợp đồng thương mại, thư mời từ phía Trung Quốc đều phải có bản dịch công chứng tiếng Anh hoặc tiếng Trung. Một lỗi phổ biến là đương đơn dùng bản dịch cá nhân không có công chứng tư pháp, dẫn đến hồ sơ bị từ chối ngay tại bước tiếp nhận.

Ví dụ thực tế:

• Một doanh nghiệp tại Hà Nội gửi thư mời từ đối tác in màu, bản scan nhưng không có đóng dấu đỏ – hồ sơ bị từ chối xử lý.
• Từ năm 2024, tất cả bản dịch phải được công chứng tại phòng công chứng cấp huyện trở lên hoặc do công ty dịch thuật có giấy phép hợp pháp thực hiện.

2. Kiểm tra thông tin cá nhân và lịch sử visa kỹ càng

Chiếu gốc còn hạn ít nhất 6 tháng kể từ ngày dự kiến nhập cảnh là bắt buộc. Đặc biệt với những người xin visa công tác nhiều lần (2 lần – nhiều lần trong 6 tháng hoặc 1 năm), nên chuẩn bị:

• Ảnh scan visa Trung Quốc cũ (nếu có).
• Hồ sơ lịch sử lưu trú như booking khách sạn, vé máy bay, thẻ ra vào hội chợ.
• Bằng chứng tham gia hội chợ trước: ảnh gian hàng, giấy chứng nhận tham dự.

Lưu ý: Người có hộ khẩu tại Đà Nẵng, Huế, Quảng Nam sẽ nộp tại Đà Nẵng và có thể được miễn lịch hẹn. Tuy nhiên, bạn cần xuất trình giấy xác nhận tạm trú nếu địa chỉ hiện tại khác với hộ khẩu để tránh hồ sơ bị trả lại.

3. Mục đích công tác phải khớp giữa hai phía

Không ít hồ sơ xin visa thương mại Trung Quốc bị loại do nội dung thư mời từ phía Trung Quốc và quyết định cử đi công tác từ phía Việt Nam không trùng khớp.

Quy tắc xử lý:

• Nếu thư mời ghi “mời tham dự hội chợ Canton Fair Quảng Châu từ 15/04 đến 19/04/2025”, thì quyết định cử đi cũng phải nêu rõ địa điểm (Quảng Châu), mục đích (tham dự hội chợ thương mại), thời gian (15/04 – 19/04).
• Không chấp nhận các thư mời ghi “thăm đối tác” trong khi mục đích cử đi ghi “giao hàng”, “tham gia đấu thầu” mà không có hợp đồng/hóa đơn đính kèm.

4. Tờ khai điện tử: Đừng để sót bất kỳ trường nào

Từ tháng 10/2023, Trung tâm thị thực Hà Nội chính thức miễn đặt lịch hẹn – tuy nhiên yêu cầu tờ khai online là bắt buộc. Khi khai tại visaforchina.org, tuyệt đối không bỏ trống các mục sau:

• Số liên lạc công ty mời (phải có mã vùng Trung Quốc, ví dụ +86 20...)
• Địa chỉ lưu trú tại Trung Quốc (ghi đúng khách sạn bạn đã đặt qua Booking/Agoda).
• Số lần nhập cảnh xin cấp: hãy chọn đúng (1 lần, 2 lần hoặc nhiều lần), và khai rõ lịch trình di chuyển nội địa nếu có.

Ví dụ:

• Người xin visa bước nhiều lần cần khai 2 địa điểm lưu trú tại Quảng Châu và Thâm Quyến, có booking kèm theo.

Sắp xếp hồ sơ logic đúng trình tự yêu cầu của lãnh sự

Dưới đây là trình tự hồ sơ được chấp thuận tại quầy tiếp nhận (áp dụng cho cả Hà Nội, TP.HCM và Đà Nẵng):

1. Hộ chiếu gốc
2. 01 ảnh thẻ 4x6cm nền trắng
3. Tờ khai điện tử có mã vạch
4. Thư mời từ Trung Quốc (có đóng dấu đỏ, không chấp nhận bản đen trắng)
5. Quyết định cử đi công tác (bản gốc có chữ ký người có thẩm quyền)
6. Hợp đồng hợp tác, hóa đơn thương mại, email trao đổi (nếu có)
7. Booking vé máy bay khứ hồi và khách sạn trùng khớp với lịch trình
8. Lịch trình làm việc cụ thể từng ngày

5. Giấy tờ xin visa công tác Trung Quốc mới nhất 

Danh sách giấy tờ hồ sơ xin visa đi trung quốc công tác 

1. Hộ chiếu gốc còn hạn tối thiểu 6 tháng kể từ ngày dự kiến nhập cảnh

• Hộ chiếu phải còn ít nhất 2 trang trắng liền nhau.
• Nếu hộ chiếu có visa Trung Quốc cũ, cần photo thêm trang chứa visa.

2. 01 ảnh thẻ 4x6 cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng

• Mặc áo có cổ, tóc không che tai, mặt nhìn thẳng, không đeo kính.
• Nền ảnh màu trắng đồng nhất, không sử dụng ảnh scan.

3. Tờ khai xin visa điện tử khai online tại www.visaforchina.org

• Bắt buộc khai online trước khi đến nộp hồ sơ.
• In bản đầy đủ có mã vạch cuối trang. Không chấp nhận bản viết tay.
• Sai sót trong tờ khai là lý do phổ biến khiến đương đơn không thể nộp hồ sơ trong ngày.

4. Thư mời công tác từ doanh nghiệp Trung Quốc (bản gốc hoặc scan có đóng dấu đỏ)

Thư mời cần thể hiện rõ:

• Thông tin người mời (tên công ty, mã số doanh nghiệp, số điện thoại, email, địa chỉ).
• Thông tin người được mời: họ tên, giới tính, số hộ chiếu.
• Mục đích mời: đàm phán thương mại, hội chợ, khảo sát thị trường,...
• Ngày nhập cảnh, số lần nhập cảnh (1 lần – 2 lần – nhiều lần).
• Thời gian lưu trú cụ thể, ví dụ: từ ngày 10/06/2025 đến ngày 16/06/2025.

5. Quyết định cử đi công tác do công ty Việt Nam ký đóng dấu

• Nêu rõ họ tên người được cử đi, chức vụ, mục đích, thời gian công tác.
• Ghi rõ công ty chịu trách nhiệm chi phí chuyến đi.
• Ngôn ngữ: tiếng Việt (nên kèm bản dịch tiếng Anh hoặc tiếng Trung nếu có).

6. Giấy tờ chứng minh mối quan hệ thương mại

Tùy trường hợp cụ thể có thể bổ sung:

• Hợp đồng hợp tác thương mại giữa hai bên (scan có dấu đỏ).
• Email trao đổi công việc (in ra định dạng PDF).
• Ảnh chụp gian hàng tại hội chợ nếu đã từng tham gia.
• Hóa đơn thương mại, đơn đặt hàng, booking hội chợ.

6. Kết luận

Đừng bỏ qua bất kỳ chi tiết nào trong quá trình chuẩn bị giấy tờ xin visa đi công tác Trung Quốc. Từ bản dịch chuẩn, mục đích khớp nhau, thông tin cá nhân đồng nhất đến việc sắp xếp hồ sơ đúng trật tự – mỗi yếu tố đều ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả visa của bạn.

Nếu gặp khó khăn trong việc chuẩn bị giấy tờ hãy liên hệ Vietpower – chúng tôi sẽ giúp bạn xử lý giấy tờ xin visa đi công tác Trung Quốc với độ chính xác cao, tư vấn visa đoàn doanh nghiệp, đến chuẩn bị hồ sơ xin visa thương mại Trung Quốc theo từng triển lãm.