Đăng ký tham gia China Beauty Expo là bước quan trọng để doanh nghiệp tiếp cận một trong những hội chợ mỹ phẩm lớn tại châu Á. Dù bạn muốn tham quan tìm đối tác hay đăng ký gian hàng trưng bày, việc nắm rõ quy trình, điều kiện và hình thức tham gia sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.
Vietpower Travel đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình đăng ký tham gia China Beauty Expo nhanh và đúng cách, từ đăng ký visitor quốc tế đến đăng ký gian hàng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, chi phí thực tế, điều kiện tham gia và cách chọn hình thức phù hợp để kết nối nhà cung cấp, mở rộng thương hiệu và tìm cơ hội kinh doanh tại thị trường châu Á.
Để đăng ký tham gia China Beauty Expo nhanh và đúng cách, trước tiên bạn cần xác định rõ mình đi theo diện khách tham quan hay doanh nghiệp mở gian hàng. Nếu chỉ đi khảo sát thị trường, tìm nhà cung cấp hoặc gặp đối tác, bạn nên đăng ký theo diện khách tham quan. Nếu muốn trưng bày sản phẩm, quảng bá thương hiệu và gặp khách mua trực tiếp tại hội chợ, bạn cần đăng ký theo diện doanh nghiệp mở gian hàng. Khi xác định đúng hình thức tham gia ngay từ đầu, bạn sẽ tránh được việc điền sai cổng đăng ký hoặc phải sửa lại hồ sơ về sau.
Bước 1: Vào website chính thức của China Beauty Expo tại địa chỉ www.chinabeautyexpo.com. Từ trang chủ, bạn chọn khu vực dành cho khách tham quan. Trong phần này, ban tổ chức có các mục giới thiệu cho người đi tham quan, thông tin địa điểm và hướng dẫn dành cho khách nước ngoài.
Bước 2: Từ phần dành cho khách tham quan, bạn mở cổng đăng ký trực tuyến cho khách quốc tế tại địa chỉ visit.cbebaiwen.com/RegisterEn.
Bước 3: Trên trang đăng ký, bạn điền đầy đủ các thông tin cá nhân như họ tên, quốc gia, tên công ty, thư điện tử và số điện thoại. Ở bước này, bạn nên dùng đúng họ tên như trên hộ chiếu. Nếu thông tin khai báo và hộ chiếu không khớp nhau, bạn có thể gặp vướng mắc khi đến quầy nhận thẻ vào cổng.
Bước 4: Sau khi điền xong thông tin, bạn làm tiếp phần xác minh danh tính thật. Đây là yêu cầu bắt buộc của hội chợ. Điều này có nghĩa là người đăng ký phải dùng thông tin đúng với giấy tờ tùy thân chính thức, không dùng tên viết tắt hay tên khác với hộ chiếu. Với khách quốc tế, giấy tờ dùng để đối chiếu là hộ chiếu còn hiệu lực.
Bước 5: Khi đăng ký xong, hệ thống sẽ gửi cho bạn mã xác nhận. Bạn nên lưu mã này lại bằng cách chụp màn hình hoặc in ra giấy.
Bước 6: Đến ngày diễn ra hội chợ, bạn mang theo hộ chiếu gốc và mã xác nhận đến quầy dịch vụ khách hàng tại khu triển lãm để đổi thẻ vào cổng. Nhân viên sẽ kiểm tra lại thông tin đã đăng ký, đối chiếu với hộ chiếu và cấp thẻ cho bạn. Sau khi có thẻ, bạn mới được vào khu triển lãm chính thức.
Bước 1: Vào website chính thức của China Beauty Expo tại địa chỉ www.chinabeautyexpo.com. Từ trang chủ, bạn chọn khu vực dành cho đơn vị trưng bày.
Bước 2: Mở đúng mục đăng ký gian hàng trên website. Đây là nơi doanh nghiệp gửi yêu cầu ban đầu đến ban tổ chức. Tại đây, bạn sẽ thấy biểu mẫu yêu cầu điền các thông tin như thư điện tử, họ tên người phụ trách, số điện thoại, tên công ty, chức vụ và nhóm sản phẩm. Đây là bước chính thức để doanh nghiệp bắt đầu đăng ký mở gian hàng tại hội chợ.
Bước 3: Chọn đúng kỳ hội chợ mà doanh nghiệp muốn tham gia. Trong biểu mẫu, ban tổ chức có phần để bạn xác nhận sự kiện cần đăng ký. Bạn cần kiểm tra kỹ mốc thời gian và địa điểm để tránh gửi nhầm yêu cầu cho kỳ hội chợ khác.
Bước 4: Điền đầy đủ thông tin pháp nhân và thông tin liên hệ. Ở bước này, doanh nghiệp cần khai rõ tên công ty, quốc gia đăng ký kinh doanh, người liên hệ chính, thư điện tử, số điện thoại và nhóm sản phẩm dự kiến mang đi trưng bày. Bạn nên khai càng rõ càng tốt, vì ban tổ chức sẽ dựa vào những dữ liệu này để phân loại doanh nghiệp và tư vấn khu trưng bày phù hợp.
Bước 5: Chọn đúng nhóm ngành hàng của doanh nghiệp. Đây là bước rất cần chú ý. Nếu doanh nghiệp là thương hiệu mỹ phẩm thành phẩm, nhóm nguyên liệu, bao bì, gia công hay thiết bị làm đẹp, bạn cần khai rõ để ban tổ chức bố trí đúng khu. Việc chọn đúng nhóm sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp được xếp vào đúng khu triển lãm và tiếp cận đúng đối tác hơn.
Bước 6: Sau khi gửi biểu mẫu, bạn chờ ban tổ chức liên hệ lại để thẩm định hồ sơ và tư vấn khu trưng bày. Ở giai đoạn này, phía hội chợ có thể hỏi thêm về doanh nghiệp, sản phẩm, mục tiêu tham gia và vị trí mong muốn..
Bước 7: Sau khi được tư vấn khu vực, doanh nghiệp sẽ chọn loại gian hàng. Thông thường sẽ có hai hướng. Một là gian hàng tiêu chuẩn, đã có sẵn những hạng mục cơ bản. Hai là không gian trống để doanh nghiệp tự thiết kế và thi công. Nếu đi lần đầu hoặc muốn làm gọn, nhiều doanh nghiệp chọn gian tiêu chuẩn. Nếu muốn đầu tư hình ảnh mạnh hơn, có thể chọn không gian trống.
Bước 8: Khi đã thống nhất diện tích, vị trí và loại gian hàng, doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng và thanh toán để giữ chỗ. Chỉ sau khi hoàn tất bước này, doanh nghiệp mới được xác nhận chính thức là đơn vị mở gian hàng tại hội chợ. Sau đó, bạn tiếp tục làm việc với ban tổ chức để khai báo thông tin thương hiệu, danh sách nhân sự tham dự và các nhu cầu kỹ thuật như điện, mạng hoặc những dịch vụ hỗ trợ khác.
Với khách quốc tế, đăng ký trực tuyến là cách thuận tiện nhất để hoàn tất thủ tục trước ngày diễn ra hội chợ. Cách này giúp bạn chủ động kiểm tra thông tin, nhận mã xác nhận sớm và giảm thời gian chờ khi đến địa điểm tổ chức.
Với khách quốc tế, đăng ký trực tuyến gần như là bước bắt buộc nếu muốn vào hội chợ thuận lợi. China Beauty Expo áp dụng đăng ký theo danh tính thật, nên người tham dự cần khai báo trước trên hệ thống để nhận mã xác nhận và làm thủ tục đổi thẻ nhanh hơn khi đến nơi. Nếu chờ đến quầy mới xử lý, bạn dễ mất thời gian hơn và có thể gặp vướng mắc nếu thiếu giấy tờ hoặc điền sai thông tin.
Nhiều người thường phân vân giữa việc làm trước ở nhà hay chờ đến nơi mới đăng ký. Tuy nhiên, với hội chợ chuyên ngành có lượng khách lớn, đăng ký sớm vẫn là cách giúp bạn giữ lịch trình gọn hơn và hạn chế rủi ro phát sinh.
Nếu đã có kế hoạch đi hội chợ, bạn nên đăng ký sớm. Cách này giúp kiểm tra lại thông tin từ trước, giảm thời gian chờ và trong nhiều trường hợp còn có thể được miễn phí hoặc giảm phí vào cửa. Ngược lại, đăng ký tại chỗ thường chậm hơn, dễ phải xếp hàng lâu và có thể phát sinh phí. Với người đi công tác cần giữ lịch trình gọn, đăng ký sớm luôn là lựa chọn an toàn hơn cho đăng ký visitor quốc tế và đăng ký china beauty expo.
Khi tìm hiểu chi phí, nhiều doanh nghiệp thường chỉ nhìn vào tiền thuê diện tích. Trên thực tế, ngân sách tham gia hội chợ cần được tính theo tổng thể, vì ngoài tiền thuê chỗ còn có nhiều khoản vận hành và chuẩn bị đi kèm.
Giá thực tế thay đổi theo diện tích, vị trí, loại gian hàng và thời điểm doanh nghiệp đăng ký. Một vị trí đẹp hoặc gian hàng có nhiều mặt mở thường sẽ cao hơn mức cơ bản. Vì vậy, khi tìm hiểu Chi phí thuê gian hàng tại CBE là bao nhiêu, doanh nghiệp nên xem đây là chi phí được tính theo nhu cầu cụ thể chứ không phải một bảng giá cố định áp dụng cho tất cả.
Đây là phần rất hay bị bỏ sót khi doanh nghiệp lên kế hoạch đi hội chợ lần đầu. Nếu chỉ tính tiền thuê chỗ, bạn sẽ dễ thiếu ngân sách khi bắt đầu triển khai thực tế.
Ngoài tiền thuê diện tích, doanh nghiệp cần cộng thêm chi phí điện, nước, internet, phí quản lý và các khoản liên quan đến thi công nếu chọn không gian thô. Bên cạnh đó còn có chi phí vận chuyển hàng mẫu, visa, vé máy bay, khách sạn, phiên dịch viên và các tài liệu bán hàng như catalogue, phông nền hoặc quà tặng thương hiệu. Nếu chỉ nhìn vào giá thuê chỗ, doanh nghiệp sẽ rất dễ thiếu ngân sách khi triển khai thực tế.
Để mở gian hàng tại hội chợ, doanh nghiệp không chỉ cần điền form đăng ký mà còn phải đáp ứng một số yêu cầu cơ bản về hồ sơ, sản phẩm và cách vận hành tại chỗ. Khi nắm rõ các điều kiện này từ đầu, quá trình làm việc với ban tổ chức sẽ nhanh và rõ ràng hơn.
Muốn mở gian hàng, doanh nghiệp cần có thông tin pháp nhân rõ ràng, người liên hệ cụ thể và danh mục sản phẩm phù hợp với nhóm ngành hàng của hội chợ. Ngoài ra, doanh nghiệp phải đăng ký đúng phân khu và bảo đảm nhân sự tham gia dùng đúng danh tính thật. Đây là những điều kiện cơ bản để ban tổ chức tiếp nhận hồ sơ, phân loại doanh nghiệp và bố trí khu trưng bày phù hợp.
Bên cạnh hồ sơ đăng ký, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến các quy định áp dụng trong thời gian diễn ra hội chợ. Những quy định này chủ yếu liên quan đến nội dung quảng bá, hoạt động tại gian hàng và vấn đề an ninh, an toàn.
Doanh nghiệp cần tuân thủ quy định về tài liệu quảng bá, cách trưng bày và hoạt động truyền thông tại gian hàng. Nếu muốn quay phim hoặc phát trực tiếp, nên xin phép trước thay vì tự thực hiện. Ngoài ra, cần chấp hành quy định về an ninh, an toàn và không tự ý tổ chức các hoạt động ngoài phạm vi cho phép. Hiểu đơn giản, gian hàng phải vận hành đúng quy định để không ảnh hưởng đến khu vực chung và lịch hoạt động của hội chợ.
Với doanh nghiệp nước ngoài, phần cần hiểu rõ nhất là quy định pháp lý liên quan đến sản phẩm nếu có kế hoạch phát triển thị trường sau hội chợ. Đây là điểm rất nhiều đơn vị nhầm lẫn giữa việc tham gia sự kiện và việc lưu hành hàng hóa tại Trung Quốc.
Với nhà sản xuất mỹ phẩm và doanh nghiệp nước ngoài, cần hiểu rằng tham gia hội chợ và đưa sản phẩm vào thị trường Trung Quốc là hai việc khác nhau. Nếu chỉ trưng bày tại hội chợ, doanh nghiệp đang tham gia sự kiện thương mại. Nếu muốn lưu hành sản phẩm tại Trung Quốc, doanh nghiệp còn phải quan tâm đến cơ quan quản lý như NMPA, phân biệt giữa mỹ phẩm đặc biệt và mỹ phẩm thông thường, đồng thời xem xét vai trò của đơn vị chịu trách nhiệm trong nước.
Tùy mục tiêu, doanh nghiệp sẽ phù hợp với một hình thức khác nhau. Nếu muốn xuất hiện rõ tại hội chợ, gặp khách mua trực tiếp và xây dựng hình ảnh thương hiệu, mở gian hàng sẽ phù hợp hơn. Nếu chủ yếu đi khảo sát thị trường, tìm đối tác và tiết kiệm chi phí, đi theo diện khách tham quan sẽ hợp lý hơn.
|
Tiêu chí |
Mở gian hàng |
Đi tham quan |
|
Mục tiêu |
Quảng bá thương hiệu, ra mắt sản phẩm, gặp buyer |
Khảo sát thị trường, tìm đối tác, tìm nguồn hàng |
|
Chi phí |
Cao hơn |
Thấp hơn |
|
Mức độ chủ động |
Cao hơn |
Thấp hơn |
|
Khả năng xây dựng thương hiệu |
Tốt hơn |
Hạn chế hơn |
|
Phù hợp với ai |
Doanh nghiệp đã sẵn sàng đầu tư |
Doanh nghiệp đi lần đầu hoặc cần thăm dò |
Nhìn chung, thủ tục không quá khó nếu doanh nghiệp chuẩn bị đúng ngay từ đầu. Mức độ dễ hay khó chủ yếu phụ thuộc vào việc bạn đi theo diện khách tham quan hay mở gian hàng.
Với visitor, quy trình khá gọn. Người tham dự chủ yếu đăng ký trực tuyến, xác minh danh tính và nhận mã xác nhận trước khi đến hội chợ. Khi tới nơi, bạn chỉ cần mang hộ chiếu gốc và mã xác nhận để đổi thẻ vào cổng.
Với doanh nghiệp mở gian hàng, thủ tục nhiều bước hơn vì phải qua phần xét duyệt hồ sơ, chọn hall, ký hợp đồng và thanh toán. Ngoài ra còn có phần logistics, chuẩn bị hàng mẫu và sắp xếp nhân sự tham gia. Vì vậy, exhibitor sẽ tốn thời gian chuẩn bị hơn visitor.
Phần khó nhất thường không nằm ở biểu mẫu đăng ký. Điểm mất thời gian hơn là pháp lý sản phẩm, logistics, visa, vận chuyển và tổ chức lịch công tác. Nói ngắn gọn, đăng ký thì không quá khó, nhưng khâu chuẩn bị sau đăng ký mới là phần doanh nghiệp cần làm kỹ hơn.
Tùy vào mục tiêu và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn đăng ký visitor để khảo sát thị trường hoặc mở gian hàng để xây dựng thương hiệu và gặp đối tác trực tiếp. Việc chuẩn bị đúng quy trình, đầy đủ giấy tờ và kế hoạch rõ ràng sẽ giúp hành trình tham gia hội chợ hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ từ khâu đăng ký đến tổ chức chuyến đi, Vietpower Travel sẽ giúp bạn tối ưu toàn bộ kế hoạch khi tham gia China Beauty Expo.
