Hướng Dẫn A–Z: Cần Chuẩn Bị Gì Khi Đi Hội Chợ PTC Asia

Bạn đang tìm hiểu cần chuẩn bị gì khi đi PTC Asia 2025 để chuyến công tác tại Thượng Hải diễn ra thuận lợi và hiệu quả? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ checklist – từ visa, vé máy bay, khách sạn, trang phục, gian hàng đến lịch hẹn đối tác. Với hơn 15 năm kinh nghiệm tổ chức tour hội chợ quốc tế, Vietpower Travel mang đến giải pháp trọn gói giúp doanh nghiệp Việt tham dự Hội chợ PTC ASIA 2025 Shanghai chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất.

Bước 1: Xác định mục tiêu tham dự hội chợ

Đặt ra mục tiêu rõ ràng

Trước khi tham dự Hội chợ PTC ASIA 2025 Shanghai, bạn cần xác định rõ vai trò và mục tiêu của mình:

• Khách tham quan: tìm hiểu xu hướng, công nghệ mới.
• Doanh nghiệp trưng bày: quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm.
• Đối tác thương mại: gặp gỡ, ký kết, mở rộng hợp tác.

Việc đặt ra mục tiêu giúp bạn chuẩn bị đúng hướng – từ tài liệu, gian hàng, đến kế hoạch gặp khách hàng – để đạt hiệu quả cao nhất khi tham dự hội chợ.

Nghiên cứu nội dung và lĩnh vực trưng bày

Hãy tìm hiểu kỹ PTC Asia 2025 có gì mới, đặc biệt là các lĩnh vực như tự động hóa, cơ điện tử, giải pháp năng lượng.
Việc nắm rõ nội dung hội chợ giúp bạn tập trung vào đúng khu vực trưng bày và kết nối với đối tác phù hợp.

Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ & thủ tục nhập cảnh

Hồ sơ cần thiết

• Hộ chiếu: còn hạn ít nhất 6 tháng, có 2 trang trống.
• Visa Trung Quốc: bắt buộc, nên làm sớm tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán.
• Đăng ký tham dự: thực hiện trên website chính thức của PTC Asia hoặc qua Vietpower Travel để được hỗ trợ trọn gói.

Nếu cần, bạn có thể thuê phiên dịch đi hội chợ PTC Asia 2025 qua Vietpower Travel để thuận tiện khi làm thủ tục và giao tiếp tại hội chợ.

Tài liệu cần mang theo

• Giấy mời từ Ban tổ chức.
• Vé máy bay, xác nhận khách sạn, bảo hiểm du lịch.
• Lịch trình chuyến đi chi tiết.
•  Nên in sẵn bản giấy và lưu thêm bản điện tử để dễ kiểm tra khi nhập cảnh hoặc đăng ký tại khu triển lãm.

Bước 3: Lên kế hoạch di chuyển và hậu cần sớm

Đặt vé máy bay & khách sạn

Các tuyến bay phổ biến: Hà Nội – Thượng Hải hoặc TP.HCM – Thượng Hải.
Nên đặt phòng gần Trung tâm Triển lãm Quốc tế SNIEC, ví dụ: Kerry Hotel Pudong hoặc Jumeirah Himalayas.

Vietpower Travel hỗ trợ trọn gói: visa, vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón tận nơi, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí.

Ứng dụng và thanh toán tại Trung Quốc

• WeChat: ứng dụng bắt buộc để liên lạc và đặt lịch hẹn.
• Alipay hoặc UnionPay: dùng để thanh toán tại cửa hàng, taxi, nhà hàng.
• Tiền mặt (CNY): mang theo một ít để chi tiêu nhỏ.
•  Lưu ý: Thẻ Visa/MasterCard ít được chấp nhận tại Trung Quốc.

Bước 4: Trang phục và quy tắc ứng xử tại hội chợ

Quy định về trang phục

Khi tham dự Hội chợ PTC ASIA 2025 Shanghai, hình thức bên ngoài thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối tác.

• Nam giới nên chọn vest tối màu, áo sơ mi sáng và giày da.
• Nữ giới nên mặc trang phục công sở gọn gàng, lịch sự, tránh váy ngắn, áo quá sặc sỡ hoặc phụ kiện rườm rà.

Trang phục phù hợp không chỉ giúp bạn tự tin giao tiếp mà còn tạo ấn tượng tốt với khách hàng quốc tế.

Quy tắc ứng xử & văn hóa giao tiếp

Tại hội chợ quốc tế, thái độ và phép lịch sự đóng vai trò lớn trong việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp Việt Nam chuyên nghiệp.
Một số lưu ý quan trọng:

• Luôn đúng giờ trong các cuộc hẹn hoặc buổi làm việc.
• Khi trao danh thiếp, hãy dùng hai tay và nhìn thẳng đối phương.
• Không nói quá to hoặc chen ngang khi người khác đang trình bày.
• Tôn trọng quy định và nội quy chung của Ban tổ chức.
• Nếu cần hỗ trợ trong giao tiếp hoặc đàm phán, bạn có thể thuê phiên dịch đi hội chợ PTC Asia 2025 thông qua Vietpower Travel để đảm bảo buổi trao đổi diễn ra chuyên nghiệp và hiệu quả.

Bước 5: Chuẩn bị gian hàng (dành cho doanh nghiệp trưng bày)

Thiết kế & dàn dựng

Đối với doanh nghiệp tham gia trưng bày, thiết kế gian hàng là yếu tố quan trọng giúp thu hút khách tham quan.

• Chọn diện tích tối thiểu từ 9m² trở lên, tùy theo quy mô sản phẩm.
• Bố trí bàn ghế, backdrop, banner, đèn chiếu sáng hợp lý để không gian gọn gàng và dễ nhận diện.
• Sử dụng màu sắc thương hiệu nhất quán để tạo dấu ấn riêng.

Vietpower Travel có dịch vụ tư vấn gian hàng quốc tế, giúp doanh nghiệp Việt Nam tiết kiệm thời gian và chi phí khi tham dự các hội chợ lớn như PTC Asia.

Chuẩn bị tài liệu marketing

Hồ sơ quảng bá là “cánh tay nối dài” của thương hiệu tại hội chợ:

• Danh thiếp, catalogue, brochure, tờ rơi giới thiệu công ty.
• Mẫu sản phẩm trưng bày được chọn kỹ, có tính thẩm mỹ và dễ vận chuyển.

Bước 6: Vật dụng và công cụ cần mang theo

Danh sách vật dụng cần thiết

Dù đi công tác hay tham dự triển lãm, việc mang theo đầy đủ vật dụng giúp chuyến đi diễn ra suôn sẻ.
Danh sách cơ bản bao gồm:

• Laptop, sạc dự phòng, ổ điện chuyển đổi, USB, điện thoại.
• Tiền mặt (CNY) để chi tiêu nhỏ, cùng với giấy tờ tùy thân và bản sao tài liệu quan trọng.

Sắp xếp đồ gọn gàng, tránh mang quá nhiều để dễ di chuyển và kiểm soát hành lý khi qua cửa khẩu.

Ứng dụng kỹ thuật số

Ở Trung Quốc, các ứng dụng trong nước được sử dụng rộng rãi:

• WeChat: dùng để nhắn tin, đặt lịch hẹn và quét mã QR tại gian hàng.
• Alipay: thanh toán không tiền mặt tiện lợi, phổ biến ở hầu hết các khu thương mại.
• UnionPay: thẻ nội địa được chấp nhận tại khách sạn và siêu thị lớn.

Việc cài đặt và làm quen các ứng dụng này giúp bạn giao dịch nhanh chóng, tiết kiệm thời gian trong suốt thời gian diễn ra hội chợ.

Bước 7: Nghiên cứu thị trường & sắp xếp lịch gặp đối tác

Phân tích thị trường Trung Quốc

Trước khi tham dự Hội chợ PTC ASIA 2025 Shanghai, doanh nghiệp cần hiểu rõ thị trường Trung Quốc để có chiến lược tiếp cận phù hợp.

• Xác định nhóm khách hàng mục tiêu: bạn nên tìm hiểu ai là đối tác tiềm năng – nhà phân phối, đại lý hay khách hàng doanh nghiệp.
• Chọn sản phẩm phù hợp với thị hiếu địa phương: người tiêu dùng Trung Quốc thường chú trọng chất lượng, độ bền và tính năng tiết kiệm năng lượng.
• Chuẩn bị tài liệu song ngữ (Anh – Trung): brochure, catalogue và bản giới thiệu công ty bằng tiếng Trung giúp tạo thiện cảm và giao tiếp hiệu quả hơn.

Đây là bước quan trọng giúp bạn nâng cao cơ hội hợp tác và tiếp cận đúng đối tượng, thay vì mất thời gian cho các cuộc gặp chưa có định hướng.

Lên lịch hẹn & gặp gỡ

Để tối ưu thời gian trong suốt thời gian diễn ra hội chợ, bạn nên lên lịch hẹn gặp đối tác trước khi sang Thượng Hải.

• Sử dụng WeChat để trao đổi, đặt lịch và xác nhận thời gian gặp.
• Chuẩn bị sẵn lịch trình làm việc mỗi ngày để tránh trùng lịch hoặc bỏ lỡ cuộc hẹn quan trọng.
• Nếu bạn cần hỗ trợ, Vietpower Travel có thể giúp sắp xếp lịch gặp và phiên dịch chuyên ngành, đảm bảo buổi làm việc diễn ra thuận lợi.

Bước 8: Quy định & lưu ý khi tham dự hội chợ

Quy định chung

Để việc tham quan hoặc trưng bày diễn ra thuận lợi, bạn cần nắm rõ một số quy định cơ bản của PTC Asia 2025:

• Hội chợ chỉ dành cho người từ 18 tuổi trở lên.
• Khi vào cổng, cần mang theo giấy mời hoặc thẻ xác nhận đăng ký do Ban tổ chức cấp.
• Tuân thủ giờ mở cửa và đóng cửa được thông báo rõ trong lịch trình chính thức.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo thiện cảm với đối tác quốc tế.

Lưu ý về an ninh & văn hóa

Hội chợ thu hút hàng chục nghìn khách tham dự, vì vậy cần lưu ý:

• Giữ gìn vệ sinh chung trong khu triển lãm.
• Bảo quản tài sản cá nhân cẩn thận, tránh để tư trang hoặc thiết bị điện tử ở nơi công cộng.
• Tuân thủ hướng dẫn an ninh của Ban tổ chức và hợp tác khi có kiểm tra.
• Ứng xử lịch sự, tôn trọng văn hóa địa phương và những người làm việc tại hội chợ.

Bước 9: Kế hoạch sau hội chợ – tối ưu hiệu quả chuyến đi

Kết nối & chăm sóc khách hàng sau sự kiện

Sau khi kết thúc hội chợ, hãy duy trì mối quan hệ với các đối tác tiềm năng để chuyển cơ hội thành hợp đồng thực tế:

• Gửi thư cảm ơn hoặc tin nhắn WeChat đến các đối tác đã gặp.
• Lưu lại danh thiếp, ghi chú nội dung trao đổi để thuận tiện cho việc theo dõi sau này.
• Tạo danh sách đối tác tiềm năng và sắp xếp thứ tự ưu tiên để tiếp cận.

Đánh giá & hoạch định cho kỳ hội chợ tiếp theo

Khi trở về, bạn nên đánh giá tổng thể hiệu quả chuyến đi:

• So sánh chi phí và kết quả đạt được.
• Ghi lại kinh nghiệm để cải thiện cho lần tham dự sau.
• Cân nhắc tham gia các hội chợ quốc tế khác như Canton Fair, CIFF hoặc ChinaPlas, nhằm mở rộng thêm cơ hội hợp tác.

Lời kết

Chuẩn bị chu đáo chính là yếu tố giúp doanh nghiệp tối đa hiệu quả khi tham dự Hội chợ PTC ASIA 2025 Shanghai – từ visa, hậu cần, phiên dịch đến kết nối đối tác quốc tế. Với hơn 15 năm kinh nghiệm tổ chức tour hội chợ quốc tế, Vietpower Travel cam kết mang đến dịch vụ trọn gói – an toàn – chuyên nghiệp, giúp khách hàng Việt Nam tự tin tham gia sự kiện lớn nhất ngành công nghiệp cơ khí châu Á.

CÔNG TY TNHH DU LỊCH VIETPOWER

• Trụ sở chính: Tòa nhà Tuấn Hạnh, Số 82, Ngõ 116, Phố Nhân Hòa, Quận Thanh Xuân, Hà Nội
• Hotline: 0936 336 389
• Email: info@vietpowertravel.com
• Website: tourhoichoquocte.com