Vietpower Travel chia sẻ kinh nghiệm thực tế về Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Đi APPPEXPO dành cho doanh nghiệp và cá nhân đi hội chợ in ấn lần đầu tại Thượng Hải. Từ việc không chuẩn bị VPN, Alipay/WeChat Pay, đến sai lầm khi di chuyển trong khu triển lãm NECC (National Exhibition and Convention Center), mỗi chi tiết nhỏ đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc. Bài viết tổng hợp các lỗi phổ biến trước – trong – sau hội chợ, kèm giải pháp rõ ràng để bạn tối ưu thời gian, chi phí và cơ hội hợp tác.
Trước khi bước vào hội chợ, phần lớn rắc rối thường đến từ những thứ “tưởng nhỏ” nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến việc liên lạc, thanh toán và lịch trình. Nếu chuẩn bị thiếu một trong các mục dưới đây, bạn rất dễ bị động ngay từ ngày đầu đặt chân đến Thượng Hải.
Đây là lỗi gặp rất nhiều ở người đi hội chợ lần đầu. Tại Trung Quốc, các dịch vụ như Google, Gmail, Facebook hay Zalo thường bị hạn chế truy cập. Nếu bạn đợi đến khi hạ cánh mới tìm cách cài VPN thì sẽ rất khó xoay sở vì nhiều kênh tải và trang hỗ trợ có thể bị chặn.
Hệ quả là bạn mất liên lạc với công ty, không kiểm tra được email báo giá, không gửi được file cho đối tác và dễ bị gián đoạn công việc.
Giải pháp: Cài sẵn 1–2 VPN trả phí trước khi khởi hành, đăng nhập sẵn và thử kết nối tại Việt Nam. Lưu thông tin tài khoản để xử lý nhanh nếu cần cài lại.
Thanh toán bằng mã QR rất phổ biến: gọi taxi, mua nước, ăn uống, mua sắm… Nếu chỉ mang tiền mặt hoặc thẻ Visa/Master vật lý, bạn có thể gặp tình huống “muốn trả cũng không được” và phải nhờ người khác thanh toán hộ.
Giải pháp: Cài Alipay hoặc WeChat Pay trước khi đi, xác minh hộ chiếu và liên kết thẻ quốc tế từ Việt Nam. Nên thử thao tác cơ bản để tránh lúng túng khi cần thanh toán gấp.
APPPEXPO thường rơi vào đầu tháng 3, ngay sau Tết nên lượng hồ sơ xin visa thường tăng. Nộp sát ngày dễ gặp rủi ro trễ visa, dời lịch bay hoặc phải dùng dịch vụ gấp với chi phí cao mà vẫn không chắc chắn.
Giải pháp: Làm visa trước tối thiểu 1 tháng, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và theo dõi tiến trình để kịp bổ sung nếu cần.
Tháng 3 ở Thượng Hải thường lạnh và có mưa phùn, nhiệt độ dao động khoảng 7–14°C. Khu triển lãm rộng, nhiều lối di chuyển giữa các sảnh dễ gặp gió lạnh. Nếu mặc không phù hợp, bạn rất dễ mệt, đau họng hoặc cảm lạnh.
Giải pháp: Mang áo khoác ấm có khả năng chống ẩm nhẹ, giày đi bộ êm và một chiếc ô gập nhỏ gọn để chủ động khi di chuyển.
Xem thêm:
Hội chợ APPPEXPO: Sự kiện in ấn & quảng cáo lớn nhất châu Á
APPPEXPO Dành Cho Ai Trong Ngành Quảng Cáo?
Ngay cả khi đã chuẩn bị đầy đủ trước chuyến đi, nhiều người vẫn “mất nửa ngày” chỉ vì đi sai ga, sai cổng hoặc không có sơ đồ gian hàng. NECC cực rộng, nên chiến lược di chuyển và quản lý sức lực sẽ quyết định bạn làm việc hiệu quả hay kiệt sức.
Nếu xuống nhầm ga hoặc ra sai cửa, bạn có thể phải đi bộ vòng 30–40 phút mới đến được khu gian hàng muốn tìm. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn làm bạn mất sức trước khi bắt đầu các cuộc trao đổi quan trọng.
Giải pháp: Xác định trước hall cần đến, kiểm tra tuyến metro phù hợp và lưu sẵn sơ đồ lối vào trên điện thoại để dùng ngay khi tới nơi.
Không có floor map khiến bạn đi lạc, mất thời gian dò gian hàng, và dễ bỏ sót đối tác quan trọng. Trong hội chợ đông người, việc hỏi đường cũng không phải lúc nào thuận tiện.
Giải pháp: Tải sơ đồ gian hàng từ nguồn chính thức, chụp màn hình và lưu offline. Đánh dấu các booth cần ghé theo thứ tự ưu tiên.
Trung bình bạn có thể đi 15.000–20.000 bước/ngày. Nếu giày không phù hợp, bạn sẽ đau chân, mất tập trung, giảm khả năng đàm phán và làm việc.
Giải pháp: Mang giày thể thao/giày đi bộ đã đi quen chân. Sắp xếp lịch gặp theo cụm khu vực để giảm quãng đường và tranh thủ nghỉ ngắn.
Bên trong khu triển lãm, thời gian và thể lực là hai yếu tố quyết định hiệu quả làm việc. Nếu không có chiến lược rõ ràng, bạn rất dễ rơi vào trạng thái quá tải thông tin, đi nhiều nhưng kết quả thu về lại hạn chế.
Nhiều người bước vào hội chợ với tâm lý “xem cho biết”, đi theo cảm tính từ gian hàng này sang gian hàng khác. Kết quả là mất hàng giờ di chuyển, nói chuyện rời rạc và đến cuối ngày vẫn chưa tiếp cận được những nhà cung cấp phù hợp nhất.
Đi lan man khiến bạn tiêu tốn năng lượng, bỏ lỡ lịch hẹn và không tối ưu được quỹ thời gian vốn rất hạn chế trong vài ngày diễn ra hội chợ.
Giải pháp: Lập danh sách 10–20 gian hàng bắt buộc phải gặp dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp (máy in, vật tư, LED, linh kiện…). Ưu tiên hoàn thành danh sách này trước khi tham quan mở rộng.
Catalogue tại hội chợ thường dày và nặng. Chỉ sau vài giờ, túi tài liệu có thể nặng vài ký, khiến bạn mệt mỏi và giảm khả năng tập trung cho các cuộc trao đổi tiếp theo.
Ngoài ra, nhiều tài liệu mang về nhưng không thực sự cần thiết.
Giải pháp: Chỉ lấy catalogue của những đối tác tiềm năng nhất. Với các gian hàng khác, hãy xin danh thiếp, chụp ảnh sản phẩm kèm thông tin liên hệ và đề nghị gửi file mềm qua email hoặc WeChat.
Tại hội chợ, nhiều gian hàng được thiết kế rất chuyên nghiệp. Tuy nhiên, không phải tất cả đều là nhà sản xuất trực tiếp. Nếu làm việc với công ty thương mại trung gian, giá có thể cao hơn và bạn khó kiểm soát chất lượng hoặc tiến độ sản xuất.
Điều này ảnh hưởng đến lợi nhuận và kế hoạch nhập hàng sau này.
Giải pháp: Đặt câu hỏi chi tiết về quy trình sản xuất, hệ thống kiểm soát chất lượng (QC), linh kiện sử dụng. Có thể yêu cầu video call xem xưởng hoặc hình ảnh thực tế dây chuyền sản xuất để xác minh.
Khung giờ trưa thường rất đông, việc xếp hàng 30–45 phút là chuyện thường gặp. Nếu không chủ động chuẩn bị, bạn sẽ mất thêm thời gian và dễ rơi vào trạng thái mệt mỏi, giảm tập trung.
Giải pháp: Mang theo snack gọn nhẹ và chai nước nhỏ từ khách sạn. Ăn lệch giờ (trước 11h hoặc sau 14h) để tiết kiệm thời gian cho các buổi gặp gỡ.
Xem thêm:
APPPEXPO Trưng Bày Những Gì? Danh mục nổi bật
Đi APPPEXPO có cần đăng ký trước không?
Bên cạnh yếu tố sản phẩm và giá cả, cách giao tiếp ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng của đối tác. Một vài chi tiết nhỏ có thể khiến bạn bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp.
Trao danh thiếp bằng một tay, cất ngay vào túi quần sau khi nhận hoặc để danh thiếp nhàu nát đều thể hiện sự thiếu tôn trọng trong văn hóa kinh doanh Trung Quốc.
Điều này có thể khiến cuộc trao đổi trở nên kém thiện cảm ngay từ đầu.
Giải pháp: Trao và nhận danh thiếp bằng hai tay. Khi nhận, nên dành vài giây đọc thông tin rồi đặt cẩn thận vào ví đựng danh thiếp.
Nhiều người có thói quen quay sang nói hoàn toàn với phiên dịch mà không giao tiếp bằng ánh mắt với đối tác. Điều này làm giảm sự kết nối và tạo cảm giác thiếu tôn trọng.
Giải pháp: Luôn nhìn trực tiếp người ra quyết định khi nói chuyện, dù nội dung được truyền đạt qua phiên dịch. Sự tập trung và thái độ cởi mở giúp tăng mức độ tin tưởng.
Công việc chưa dừng lại khi bạn rời khỏi hội chợ. Giai đoạn sau đó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và khả năng chốt đơn hàng.
Nhiều báo giá tại hội chợ là giá EXW (giá tại xưởng). Nếu bạn hiểu nhầm là FOB, chi phí vận chuyển nội địa Trung Quốc sẽ phát sinh và làm đội tổng chi phí lên đáng kể.
Giải pháp: Yêu cầu đối tác ghi rõ điều kiện giao hàng trên báo giá: EXW hay FOB. Xác nhận lại bằng email hoặc tin nhắn để tránh hiểu nhầm.
Sau vài ngày tiếp xúc với hàng trăm khách tham quan, đối tác có thể không nhớ rõ bạn là ai nếu không có bước nhắc lại kịp thời.
Việc chậm liên hệ lại làm giảm khả năng đàm phán tiếp theo.
Giải pháp: Ngay trong ngày kết thúc buổi gặp, hãy nhắn WeChat để chào lại, nhắc tên công ty và gửi kèm hình ảnh sản phẩm đã trao đổi. Cách làm này giúp duy trì sự ghi nhớ và mở đường cho bước thương lượng tiếp theo.
Tóm lại, tránh những sai lầm khi đi hội chợ không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả đàm phán và tìm kiếm nhà cung cấp. Chuẩn bị kỹ công nghệ, thanh toán, lộ trình tại NECC và hiểu rõ điều kiện báo giá như EXW/FOB sẽ giúp bạn kiểm soát rủi ro tốt hơn. Quan trọng nhất là có kế hoạch rõ ràng và follow-up kịp thời sau sự kiện. Khi nắm vững những lưu ý trên, bạn sẽ khai thác tối đa cơ hội kinh doanh tại APPPEXPO một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
