Checklist Giấy Tờ Và Chứng Từ Khi Vận Chuyển Hàng Đến Canton Fair 138

Tham gia Hội chợ Canton Fair là cơ hội lớn để doanh nghiệp Việt Nam giới thiệu sản phẩm ra thị trường quốc tế. Tuy nhiên, việc vận chuyển hàng đến Canton Fair đòi hỏi bộ hồ sơ đầy đủ, từ tờ khai hải quan, giá trị CIF, cho tới các chứng từ như Mẫu C1, C2, COO hay ATA Carnet. Bài viết này sẽ cung cấp checklist giấy tờ và chứng từ chi tiết giúp nhà triển lãm tuân thủ đúng quy định, giảm thiểu rủi ro khi thông quan. Với vai trò là đơn vị lữ hành quốc tế Vietpower Travel, chúng tôi luôn đồng hành cùng khách hàng trong cả dịch vụ tour và hỗ trợ logistics cho hội chợ.

Giấy tờ bắt buộc theo quy định hải quan Trung Quốc

Danh sách hàng nhập khẩu tạm thời – Mẫu C1

Mẫu C1 là tài liệu quan trọng nhất trong toàn bộ bộ hồ sơ. Đây là tờ khai hải quan do Hải quan Trung Quốc quy định và bắt buộc tất cả nhà triển lãm phải nộp.
Trong Mẫu C1, nhà triển lãm cần khai đầy đủ:

• Tên hội chợ: Canton Fair 138th.
• Tên sản phẩm: ghi chính xác bằng tiếng Anh.
• Model/thông số kỹ thuật: đối với máy móc, thiết bị phải nêu cụ thể số máy, số khung, dung tích, năm sản xuất, số chỗ ngồi (nếu có).
• Số lượng kiện hàng và loại bao bì: ví dụ thùng gỗ, thùng carton mới.
• Đơn vị tính: bắt buộc ghi bằng tiếng Trung.
• Đơn giá và giá trị CIF: CIF = giá trị hàng + chi phí đóng gói + vận chuyển + bảo hiểm.
• Trọng lượng cả bì và trọng lượng tịnh.
• Kích thước bao bì ngoài.
• Vị trí triển lãm: số gian hàng, số hiệu hội trường.

Mục đích: Mẫu C1 là căn cứ để Hải quan kiểm tra, đối chiếu khi hàng tới Trung Quốc. Khai thiếu hoặc sai thông tin có thể dẫn đến chậm trễ thông quan, thậm chí bị trả hàng.

Giấy xác nhận giao hàng – Mẫu C2

Mẫu C2 là thư ủy quyền mà nhà triển lãm phải nộp cho Đơn vị vận chuyển được chỉ định trước hạn chót.
Trong đó:

• Ghi rõ tên nhà triển lãm, đơn vị vận chuyển, yêu cầu về giao nhận hàng.
• Xác nhận việc ủy quyền cho đơn vị vận chuyển xử lý hàng tại hội chợ.

Mục đích: Giúp đơn vị vận chuyển hiểu chính xác nhu cầu của từng nhà triển lãm và sắp xếp nhân lực, thiết bị phù hợp. Nếu không có Mẫu C2, hàng có thể bị chậm bố trí hoặc không được tiếp nhận đúng quy định.

Hồ sơ bổ sung cần nộp cho đơn vị vận chuyển

Tài liệu giới thiệu & mẫu sản phẩm

Trước khi đưa hàng vào hội trường, nhà triển lãm cần nộp tối thiểu 02 mẫu:

• Tài liệu quảng bá (catalogue, brochure).
• Quà tặng, vật phẩm tiêu dùng.
• Băng/đĩa CD trình chiếu sản phẩm.

Mục đích: Đây là cơ sở để hải quan kiểm tra, đảm bảo hàng hóa đúng là phục vụ triển lãm, không dùng để buôn bán thương mại trực tiếp.

Xem thêm

Nên Đi Canton Fair Tự Túc Hay Tour Để Tiết Kiệm Chi Phí?

Quy định trang trí gian hàng triển lãm Canton Fair 138

Vận đơn & chứng từ người gửi

Hồ sơ vận chuyển phải kèm theo:

• Vận đơn gốc (Bill of Lading).
• Bản sao vận đơn hàng không (Air Waybill) nếu vận chuyển bằng đường hàng không.
• Chứng từ của shipper (người gửi hàng).

Mục đích: Chứng minh tính pháp lý của lô hàng, là căn cứ quan trọng để đối chiếu khi thông quan và bàn giao tại hội chợ.

Các loại giấy chứng nhận

Ngoài ra, cần chuẩn bị thêm:

• Giấy chứng nhận xuất xứ (COO): chứng minh nguồn gốc sản phẩm.
• Giấy chứng nhận hun trùng/khử khuẩn hoặc chứng nhận bao bì không gỗ: áp dụng cho hàng hóa có bao bì gỗ để đảm bảo quy định kiểm dịch.
• Thông số kỹ thuật: yêu cầu với máy móc, thiết bị công nghệ cao (kèm bản chi tiết).
• Chứng nhận ATA Carnet: “hộ chiếu hàng hóa quốc tế”, cho phép tạm nhập – tái xuất hàng triển lãm mà không cần nộp thuế (nếu doanh nghiệp sử dụng).

Mục đích: Các loại chứng nhận này giúp hàng hóa được thông quan nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí hoặc bị giữ lại để kiểm tra thêm.

Hồ sơ cần mang theo tại hội trường triển lãm

Khi tham gia Hội chợ Canton Fair 2025, ngoài việc đã nộp hồ sơ cho đơn vị vận chuyển, nhà triển lãm cần trực tiếp mang theo một số giấy tờ quan trọng để phục vụ đối chiếu và kiểm tra ngay tại hội trường:

• Danh sách hàng nhập khẩu tạm thời (C1): Đây là bản gốc danh sách đã khai báo, giúp Hải quan xác nhận hàng hóa trưng bày phù hợp với thông tin đã nộp trước đó.
• Bản sao Giấy xác nhận giao hàng (C2): Dùng để chứng minh hàng hóa đã được ủy quyền cho đơn vị vận chuyển xử lý đúng quy trình.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (COO): Chứng minh nguồn gốc hàng hóa, là căn cứ để áp dụng chính sách thương mại hoặc miễn giảm thuế nếu có hiệp định liên quan.
• Tờ khai hải quan nhập khẩu chung: Tài liệu dùng để khai báo toàn bộ lô hàng, hỗ trợ việc theo dõi và đối chiếu khi hàng hóa nhập cảnh.
• Giấy xác nhận thuế: Nếu có nghĩa vụ thuế phát sinh, giấy tờ này chứng minh doanh nghiệp đã hoàn tất trách nhiệm tài chính trước khi triển lãm bắt đầu.

Chuẩn bị và mang theo đầy đủ những giấy tờ này sẽ giúp doanh nghiệp xử lý thủ tục nhanh gọn, tránh trường hợp phải bổ sung hoặc bị giữ hàng ngay tại hội trường.

Lưu ý về miễn thuế và quy định thuế quan

Các loại hàng được miễn thuế

Một số loại hàng hóa được phép miễn thuế trong thời gian triển lãm, bao gồm:

• Mẫu hàng có giá trị nhỏ, thường dùng để phát miễn phí cho khách tham quan.
• Quà tặng quảng cáo có giá trị thấp.
• Hàng tiêu dùng hoặc bị hao mòn trong quá trình trình diễn.
• Tài liệu quảng cáo, tờ rơi, catalogue phát miễn phí tại gian hàng.

Điều kiện miễn thuế nhằm khuyến khích doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, đồng thời bảo đảm không xảy ra hành vi kinh doanh thương mại trái phép trong khu triển lãm.

Các loại hàng không được miễn thuế

Một số nhóm hàng hóa tuyệt đối không nằm trong diện miễn thuế, bao gồm:

• Rượu các loại.
• Thuốc lá và sản phẩm liên quan.
• Nhiên liệu.
• Hàng hóa vượt quá định mức nhập khẩu tạm thời đã đăng ký.

Với các trường hợp này, doanh nghiệp phải nộp thuế đầy đủ hoặc thực hiện tái xuất sau hội chợ.

Xem thêm

Quy Định Quản Lý Hàng Triển Lãm Canton Fair 138

Top 3 Đơn Vị Vận Chuyển Hàng Canton Fair 138 Tại Quảng Châu

Quy định Luật Hải quan Trung Quốc

Theo quy định tại Điều 62 Luật Hải quan Trung Quốc:

• Nếu phát hiện doanh nghiệp khai báo chưa chính xác hoặc giá trị khai báo thấp hơn thực tế, cơ quan hải quan có quyền truy thu thuế trong vòng 1 năm.
• Trong trường hợp vi phạm rõ ràng, thời gian truy thu có thể kéo dài tới 3 năm.

Do đó, doanh nghiệp cần khai báo chính xác, trung thực để tránh rủi ro phát sinh chi phí và ảnh hưởng đến uy tín khi tham gia hội chợ.

Lời Kết

Chuẩn bị đúng và đủ giấy tờ hải quan là chìa khóa để doanh nghiệp thông quan nhanh chóng và an toàn khi vận chuyển hàng đến Canton Fair. Từ Mẫu C1, C2 cho đến các chứng từ về xuất xứ, hun trùng, giá trị CIF, mỗi loại đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình nhập khẩu tạm thời và miễn thuế. Với kinh nghiệm và uy tín, Vietpower Travel cam kết mang đến giải pháp tối ưu cho cả tour du lịch Việt Nam và hỗ trợ khách hàng tham gia Hội chợ Canton Fair 2025 một cách thuận lợi, hiệu quả và trọn vẹn. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng chia sẻ nhiều kinh nghiệm tham quan Hội chợ Canton Fair thực tế, giúp quý khách dễ dàng sắp xếp lịch trình, khám phá gian hàng và tận hưởng trọn vẹn giá trị từ sự kiện thương mại quốc tế lớn nhất Trung Quốc.

VISA VIETPOWER - Chuyên gia Tư vấn hồ sơ và thủ tục làm visa tốt nhất, nhanh nhất và hiệu quả nhất. Liên hệ trực tiếp đến hotline của Visa Vietpower ngay để được tư vấn

Hotline: 0936 336 389 Hoặc 0979 918 666
Địa chỉ: Số 82, ngõ 116 Nhân Hòa, Thanh Xuân, Hà Nội.