Checklist Lỗi Thường Gặp Khi Tham Dự Canton Fair 2025

Tham dự Tour Hội Chợ Quốc Tế Canton Fair 2025 là hành trình mở rộng cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp Việt Nam tại thị trường Trung Quốc. Tuy nhiên, nhiều khách tham dự vẫn dễ mắc phải những lỗi thường gặp khi tham dự Canton Fair do chưa chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, kế hoạch hoặc chưa hiểu rõ quy định của ban tổ chức. Bài viết này sẽ chia sẻ danh sách lỗi phổ biến, kèm giải pháp thực tế từ Vietpower Travel – đơn vị chuyên tổ chức Tour Hội Chợ Quốc Tế uy tín, giúp bạn có một chuyến đi trọn vẹn và đạt hiệu quả cao.

1. Lỗi thường gặp của Buyer (người mua) khi tham dự Canton Fair

Sai sót trong đăng ký & hồ sơ

Đăng ký thẻ tham dự là bước đầu tiên nhưng lại là nguồn gốc của nhiều lỗi thường gặp khi tham dự Canton Fair. Hầu hết buyer Việt Nam thường bỏ qua những chi tiết nhỏ, khiến hồ sơ bị chậm duyệt hoặc thậm chí không được cấp thẻ vào cổng.

Các lỗi cụ thể gồm:

• Tên trên badge không trùng khớp với hộ chiếu: hệ thống kiểm tra tự động của Canton Fair rất nghiêm ngặt. Sai một ký tự cũng có thể khiến bạn phải nộp lại hồ sơ và chờ xét duyệt lại từ đầu.
• Ảnh chân dung không đúng tiêu chuẩn: nhiều người sử dụng ảnh đội mũ, đeo kính râm, hoặc nền ảnh phức tạp → hồ sơ bị trả lại.
• Dùng email cá nhân (Gmail, Yahoo) thay vì email công ty, thiếu thông tin pháp lý về doanh nghiệp khiến hồ sơ bị đánh giá thiếu tin cậy và chậm duyệt.
• Không tải danh thiếp hoặc QR/e-badge bản offline: nhiều trường hợp đến cổng mới phát hiện mất mạng, không truy cập được mã QR, dẫn đến không vào được khu vực triển lãm.

Kinh nghiệm thực tế từ Vietpower Travel:

Để tránh tình huống trên, Vietpower Travel luôn hỗ trợ khách hàng chuẩn bị hồ sơ điện tử đầy đủ gồm: ảnh chuẩn 3x4, hộ chiếu còn hạn 6 tháng, danh thiếp song ngữ, email công ty và bản scan giấy phép kinh doanh. Khách đi theo tour của Vietpower được đội ngũ Vietpower Travel kiểm tra hồ sơ trực tuyến trước khi nộp và hỗ trợ theo dõi trạng thái duyệt thẻ trên hệ thống chính thức của Canton Fair. Điều này giúp đảm bảo mọi khách hàng nhận badge nhanh chóng, đúng Quy định hàng trưng bày Canton Fair, tiết kiệm tối đa thời gian chờ tại quầy.

Lỗi trong lập kế hoạch & sắp xếp thời gian

Canton Fair được tổ chức theo 3 phase (giai đoạn), mỗi phase tập trung vào nhóm ngành hàng riêng biệt (ví dụ: điện tử, dệt may, đồ gia dụng…). Việc chọn sai phase hoặc không lên kế hoạch trước khiến nhiều buyer tốn công đi lại nhưng lại không gặp được nhà cung cấp phù hợp.

Các lỗi thường gặp:

• Chọn nhầm phase hội chợ: Ví dụ, doanh nghiệp chuyên về thiết bị điện tử lại đến giai đoạn trưng bày hàng thủ công mỹ nghệ → không đạt mục tiêu mua hàng.
• Đến nhận thẻ vào khung giờ cao điểm (8h–10h sáng): phải xếp hàng chờ 1–2 giờ, ảnh hưởng toàn bộ lịch trình ngày đầu tiên.
• Không đặt lịch hẹn với supplier trước: hội chợ có hơn 25.000 gian hàng, nếu không có kế hoạch cụ thể, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian đi lòng vòng.
• Không chuẩn bị lộ trình tham quan: nhiều khách bỏ lỡ khu vực quan trọng hoặc không kịp ghé thăm gian hàng mục tiêu trước khi hội chợ kết thúc.

Giải pháp từ Vietpower Travel:

Khi tham dự Tour Hội Chợ Quốc Tế Canton Fair cùng Vietpower Travel, khách được:

• Tư vấn chọn phase phù hợp với lĩnh vực kinh doanh.
• Hỗ trợ đăng ký lịch hẹn trực tiếp với nhà cung cấp Trung Quốc qua hệ thống online.
• Cung cấp bản đồ khu trưng bày chi tiết, gợi ý tuyến di chuyển hợp lý trong từng ngày.
• Có hướng dẫn viên chuyên trách đồng hành để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội gặp gỡ nào.
  

Lỗi trong giao tiếp & quản lý thông tin

Ngay cả khi buyer đã chuẩn bị hồ sơ và kế hoạch kỹ, vấn đề giao tiếp & quản lý thông tin sau khi gặp đối tác lại là yếu tố khiến nhiều chuyến đi không đem lại kết quả thực tế.

Những lỗi phổ biến:

• Không mang danh thiếp song ngữ Anh – Trung: khiến đối tác khó nhớ thương hiệu, giảm uy tín trong mắt supplier Trung Quốc.
• Không chuẩn bị eSIM hoặc SIM quốc tế: dẫn đến mất kết nối mạng, không thể gửi thông tin hoặc đặt hẹn trực tuyến.
• Không ghi chú lại thông tin buyer tại chỗ: nhiều người chỉ trao đổi bằng miệng, không ghi chú, nên khi về nước không nhớ rõ ai là đối tác tiềm năng.
• Không sử dụng CRM hoặc bảng quản lý lead: làm mất dữ liệu khách hàng, không thể liên hệ lại để ký hợp đồng sau hội chợ.

Giải pháp thực tế từ Vietpower Travel:

• Cung cấp hỗ trợ eSIM quốc tế tốc độ cao, đảm bảo kết nối ổn định suốt hành trình.
• Hướng dẫn khách hàng sử dụng ứng dụng CRM nội bộ (Google Sheets hoặc phần mềm hỗ trợ Vietpower cung cấp) để nhập thông tin buyer ngay tại hội chợ.
• Phiên dịch viên đi kèm hỗ trợ ghi chú nội dung trao đổi, giúp buyer tổng hợp danh sách đối tác nhanh chóng và chuyên nghiệp.
• Ngoài ra, khách hàng có thể tham khảo thêm bài viết hướng dẫn về Hội chợ Canton Fair tại Quảng Châu trên website Vietpower Travel để nắm rõ quy trình tham gia, đăng ký và gặp gỡ đối tác.

2. Lỗi thường gặp của Exhibitor (nhà trưng bày) khi tham dự Canton Fair

Lỗi thiết kế gian hàng & vi phạm quy định

Các lỗi điển hình:

• Booth vượt chiều cao hoặc không tuân thủ kích thước quy định: nhiều doanh nghiệp muốn gây ấn tượng bằng thiết kế nổi bật nhưng lại vượt giới hạn 4,5m cho khu tiêu chuẩn hoặc 6m cho khu đặc biệt. Khi bị kiểm tra, ban tổ chức yêu cầu tháo dỡ hoặc chỉnh sửa ngay tại chỗ.
• Không đọc kỹ Quy định hàng trưng bày Canton Fair: dẫn đến vi phạm các tiêu chí về ánh sáng, vật liệu, hoặc vị trí lối thoát hiểm.
• Thiếu adapter, ổ cắm điện, hoặc các vật dụng trưng bày hỗ trợ: khiến gian hàng không hoạt động trơn tru, đặc biệt khi cần trình chiếu hoặc thử nghiệm sản phẩm.
• Không có bảng giá chi tiết hoặc phân hạng theo MOQ, AQL: buyer khó so sánh, mất hứng thú đàm phán.

Lời khuyên từ Vietpower Travel:

 Trước khi sang Trung Quốc, doanh nghiệp nên nghiên cứu kỹ quy định về booth và dịch vụ tiện ích tại Canton Fair, đồng thời gửi bản thiết kế cho ban tổ chức duyệt trước. Vietpower Travel có đội ngũ hỗ trợ kiểm tra hồ sơ thiết kế, liên hệ trực tiếp với bộ phận quản lý gian hàng của Canton Fair, giúp doanh nghiệp đảm bảo 100% tuân thủ Quy định hàng trưng bày Canton Fair trước ngày bay.

Lỗi hợp đồng & thanh toán

Các lỗi phổ biến:

• Thanh toán invoice trễ: theo quy định của ban tổ chức, khoản phí gian hàng và dịch vụ phải hoàn tất ít nhất 30 ngày trước khi khai mạc. Nếu chậm thanh toán, doanh nghiệp có thể bị hủy slot hoặc chuyển sang khu vực ít khách.
• Thiếu hồ sơ sở hữu trí tuệ (IP): nhiều công ty không mang theo giấy chứng nhận thương hiệu hoặc bản quyền mẫu mã, dẫn đến bị khiếu nại hoặc buộc ngừng trưng bày.
• Không đọc kỹ hợp đồng và Exhibitor Manual: bỏ sót điều khoản về an toàn, bảo hiểm, hoặc quy định vận chuyển hàng mẫu.
  

Kinh nghiệm thực tế:

 Vietpower Travel luôn khuyến khích khách hàng chuẩn bị song song hai bản hồ sơ: bản pháp lý (license, IP, hợp đồng) và bản tài chính (invoice, chứng từ thanh toán). Đội ngũ Vietpower có thể hỗ trợ kiểm tra hạn thanh toán, nhắc lịch, và liên hệ trực tiếp với đối tác Canton Fair để xác nhận trạng thái thanh toán, giúp doanh nghiệp giữ vững vị trí gian hàng chiến lược tại Hội chợ Canton Fair tại Quảng Châu.

Lỗi trong vận hành & đội ngũ nhân viên

Các lỗi thường thấy:

• Nhân viên sales thiếu kỹ năng tiếp xúc và sàng lọc khách hàng: không biết cách chào hỏi, không ghi chú nhu cầu cụ thể của buyer.
• Không ghi lại thông tin liên hệ ngay tại booth: nhiều đơn hàng tiềm năng bị mất do không lưu thông tin hoặc không nhập dữ liệu kịp thời
• Không phân công người quản lý lead sau hội chợ: dữ liệu không được theo dõi, khiến việc chăm sóc khách hàng bị gián đoạn.

Giải pháp từ Vietpower Travel:

 Trong các tour hội chợ, Vietpower luôn cung cấp buổi training ngắn cho doanh nghiệp trước ngày khai mạc – bao gồm kỹ năng chào hỏi buyer, cách phân loại lead, và hướng dẫn nhập dữ liệu khách hàng qua CRM. Điều này giúp mỗi gian hàng hoạt động hiệu quả, chuyên nghiệp, và tận dụng tối đa lượng khách quốc tế tại Canton Fair.

3. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Thủ tục cần chuẩn bị để tham dự Canton Fair?

Để tham gia hội chợ thuận lợi, bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và hồ sơ cá nhân. Cụ thể:

• Hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng.
• Visa Trung Quốc hợp lệ (loại visa thương mại hoặc du lịch).
• Thư mời chính thức (Invitation Letter) được gửi từ ban tổ chức Canton Fair.
• QR code hoặc e-badge để quét tại cổng vào.
• Danh thiếp song ngữ Anh – Trung giúp giao tiếp và xác thực thương nhân dễ dàng hơn.

Mẹo nhỏ: Nếu bạn đi theo Tour Hội Chợ Quốc Tế của Vietpower Travel, đội ngũ chuyên viên sẽ hỗ trợ kiểm tra và hoàn tất hồ sơ từ A–Z, giúp bạn nhận thẻ nhanh và chính xác trước ngày khai mạc.

Làm sao để tránh lỗi khi setup gian hàng?

Các lỗi trong khâu thiết kế hoặc setup gian hàng thường khiến doanh nghiệp mất nhiều chi phí điều chỉnh ngay tại chỗ. Cách tốt nhất để hạn chế là tuân thủ đúng Quy định hàng trưng bày Canton Fair.

Những lưu ý chính:

• Kiểm tra chiều cao, kích thước gian hàng theo quy chuẩn từng khu vực.
• Không sử dụng vật liệu dễ cháy hoặc chắn lối thoát hiểm.
• Đăng ký điện, nước, internet trước khi setup.
• Hoàn thiện bản thiết kế và gửi cho ban tổ chức phê duyệt sớm.
  

Thời điểm đăng ký tốt nhất là khi nào?

Theo kinh nghiệm của Vietpower Travel, thời điểm lý tưởng để đăng ký tham dự Canton Fair 2025 là ít nhất 30–45 ngày trước phase mong muốn.

Lý do:

• Ban tổ chức cần thời gian xét duyệt hồ sơ và cấp thư mời.
• Việc đăng ký sớm giúp bạn chọn được khách sạn gần khu hội chợ và giữ chỗ vé máy bay với giá tốt.
• Đồng thời, Vietpower có thể hỗ trợ bạn làm visa và sắp xếp lộ trình chi tiết hơn, giúp tối ưu thời gian làm việc tại hội chợ.

4. Lời kết

Việc nhận biết và chủ động tránh các lỗi thường gặp khi tham dự Canton Fair sẽ giúp chuyến đi của bạn hiệu quả và thành công hơn. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong mảng Tour Hội Chợ Quốc Tế, Vietpower Travel luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi khâu: từ hồ sơ, visa, đến lịch trình và kết nối đối tác. Liên hệ ngay Vietpower Travel để nhận tư vấn tour trọn gói và sẵn sàng chinh phục Hội chợ Canton Fair 2025 một cách chuyên nghiệp, tiết kiệm và hiệu quả nhất.