Vietpower Travel đồng hành cùng doanh nghiệp Việt Nam trong các chuyến công tác hội chợ quốc tế, đặc biệt là Intertextile Thượng Hải. Tuy nhiên, rất nhiều đơn vị vẫn mắc phải Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Đi INTERTEXTILE như thiếu kế hoạch thu mua, hỏi báo giá mơ hồ hay bỏ qua bước xác minh nhà cung cấp. Với quy mô lớn tại NECC và hàng nghìn gian hàng, việc không chuẩn bị kỹ về mục tiêu, RFQ spec, MOQ hay lead time có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả chuyến đi. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hệ thống lại toàn bộ quy trình từ trước – trong – sau hội chợ để tối ưu kết quả sourcing.
1. Những sai lầm thường gặp khi đi INTERTEXTILE
Dưới đây là 7 sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp Việt Nam thường gặp khi tham dự Intertextile. Mỗi sai lầm được phân tích theo 3 góc độ: Dấu hiệu → Hậu quả → Cách tránh để bạn có thể áp dụng ngay vào thực tế.
Không có kế hoạch thu mua trước
Dấu hiệu
- Đi hội chợ nhưng không xác định rõ mình cần tìm loại vải nào.
- Không chuẩn bị danh sách nhà cung cấp mục tiêu.
- Không nghiên cứu sơ đồ sảnh và đi tham quan theo cảm tính.
Hậu quả
- Mất thời gian di chuyển giữa các sảnh rộng lớn.
- Gặp sai nhóm nhà cung cấp, bỏ lỡ gian hàng phù hợp.
- Sau 2–3 ngày vẫn chưa thu thập đủ thông tin để so sánh và ra quyết định.
Cách tránh: Hãy lập một “Buyer Plan 1 trang” trước khi lên đường, gồm:
- Loại sản phẩm/vải cần tìm
- Phân khúc giá mong muốn
- MOQ dự kiến
- Lead time chấp nhận được
- Chứng nhận bắt buộc (nếu có)
Đồng thời, chuẩn bị shortlist 20–40 gian hàng theo thứ tự ưu tiên và vạch tuyến đi theo từng sảnh. Cách làm này giúp bạn chủ động hơn thay vì đi vòng quanh mà không có định hướng rõ ràng.
Không đăng ký trước / không dùng matchmaking
Dấu hiệu
- Đến hội chợ mới làm thủ tục đăng ký.
- Không đặt lịch hẹn với nhà cung cấp trước khi sang Trung Quốc.
Hậu quả
- Xếp hàng lâu, vào cổng chậm.
- Các nhà cung cấp lớn đã kín lịch gặp.
- Cuộc trao đổi diễn ra vội vàng, thiếu chiều sâu.
Cách tránh
- Thực hiện pre-registration trước ngày khởi hành.
- Chủ động gửi email đặt lịch hẹn ít nhất 2–3 tuần trước hội chợ.
- Sử dụng nền tảng matchmaking của ban tổ chức để kết nối đúng đối tác.
Việc chuẩn bị trước giúp cuộc gặp đi thẳng vào nội dung kỹ thuật và điều khoản thương mại thay vì chỉ trao đổi xã giao.
Hỏi báo giá mơ hồ, thiếu thông số vải
Dấu hiệu
- Chỉ hỏi: “Vải này bao nhiêu tiền?”
- Không cung cấp: thành phần, GSM, độ co rút, độ co giãn, yêu cầu chứng nhận.
- Không mang mẫu vải hoặc mẫu thành phẩm để tham chiếu.
Hậu quả
- Nhà cung cấp báo giá thiếu chính xác.
- Sau khi sản xuất mẫu mới phát sinh khác biệt về chất lượng.
- Giảm lợi thế trong quá trình đàm phán.
Cách tránh: dùng “RFQ Spec Checklist”
Một yêu cầu báo giá chuẩn nên có:
- Composition (%)
- GSM
- Width
- Kiểu dệt/đan
- Shrinkage rate
- Colorfastness
- Yêu cầu chứng nhận (OEKO-TEX, GRS…)
Đối với doanh nghiệp đi hội chợ textile lần đần, cần chuẩn bị thêm:
- Swatches (mẫu vải thực tế)
- Tech pack hoặc hình ảnh sản phẩm
- Name card song ngữ
- File thông số lưu sẵn trong điện thoại/laptop
Chuẩn bị kỹ giúp cuộc trao đổi tập trung vào thông số thay vì phỏng đoán.
Chỉ chăm chăm giá rẻ
Dấu hiệu
- Ưu tiên gian hàng có mức giá thấp nhất.
- Không quan tâm đến quy trình kiểm soát chất lượng hay năng lực sản xuất.
Hậu quả
- Nguyên liệu kém ổn định giữa các lô hàng.
- Chậm giao hàng.
- Khó xử lý khi phát sinh lỗi.
Cách tránh: Đánh giá nhà cung cấp dựa trên 4 tiêu chí:
- Giá – Có phù hợp với phân khúc thị trường?
- Chất lượng – Có hồ sơ test và mẫu đạt chuẩn?
- Lead time – Có đảm bảo tiến độ?
- Hậu mãi – Chính sách xử lý lỗi ra sao?
Cách nhìn toàn diện giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro dài hạn.
Xem thêm:
INTERTEXTILE Shanghai Home Textiles Là Gì?
INTERTEXTILE Trưng Bày Những Gì? Nhóm hàng chính
Không xác minh nhà cung cấp (trading vs factory)
Dấu hiệu
- Tin hoàn toàn vào hình ảnh trưng bày tại booth.
- Chốt đơn lớn ngay sau lần gặp đầu tiên.
Hậu quả
- Làm việc với đơn vị trung gian không kiểm soát được nhà máy.
- Khó truy trách nhiệm khi phát sinh lỗi.
Cách tránh: Checklist xác minh
- Yêu cầu cung cấp hình ảnh hoặc video nhà xưởng.
- Kiểm tra chứng chỉ, báo cáo test gần nhất.
- Hỏi rõ họ là trading hay factory.
- Với đơn hàng lớn: cân nhắc audit hoặc thuê bên thứ ba kiểm định.
Một bước xác minh cẩn thận có thể giúp doanh nghiệp tránh thiệt hại lớn về sau.
Quản lý thời gian kém tại hội chợ
Dấu hiệu
- Đi lan man giữa các sảnh.
- Mệt mỏi từ ngày thứ hai.
- Dồn đàm phán quan trọng vào chiều ngày cuối.
Hậu quả
- Bỏ sót gian hàng tiềm năng.
- Quyết định vội vàng do thiếu năng lượng và thời gian.
Cách tránh
- Lên tuyến đi theo từng sảnh, chia theo buổi sáng – chiều.
- Giữ khung giờ trống để xử lý phát sinh.
- Áp dụng quy tắc ghi nhận nhanh:
- Chụp ảnh gian hàng (kèm số booth)
- Chụp mẫu vải
- Chụp danh thiếp
- Ghi chú 3 dòng: giá – MOQ – lead time
Cách làm này giúp bạn tổng hợp thông tin rõ ràng sau chuyến đi.
Duyệt mẫu vội, bỏ test & PPS
Dấu hiệu
- Phê duyệt mẫu dựa trên cảm quan ban đầu.
- Không kiểm tra độ bền màu, tỷ lệ co rút.
- Bỏ qua bước PPS (Pre-Production Sample).
Hậu quả
- Lỗi hàng loạt khi sản xuất số lượng lớn.
- Phát sinh chi phí xử lý sau khi hàng đã xuất xưởng.
Cách tránh: Quy trình kiểm soát chất lượng
Áp dụng chuỗi kiểm tra rõ ràng: Sample → Test (colorfastness/shrinkage) → PPS → Bulk Production → QC trước xuất hàng
Quy trình này giúp phát hiện vấn đề sớm, giảm thiểu rủi ro tài chính.
2. Những điều nên làm khi đi Intertextile
Để chuyến đi đạt hiệu quả cao và tránh lặp lại các sai lầm phổ biến, doanh nghiệp cần có một kế hoạch rõ ràng trước – trong – sau hội chợ. Dưới đây là danh sách những điều nên làm khi đi Intertextile mà đội ngũ thu mua có thể áp dụng ngay.
Chuẩn bị trước khi khởi hành
Xác định mục tiêu cụ thể
- Bạn đang tìm loại vải nào? Ứng dụng cho sản phẩm gì?
- Phân khúc giá mong muốn? MOQ có thể chấp nhận?
- Yêu cầu chứng nhận nào là bắt buộc?
Mục tiêu càng rõ, quá trình làm việc tại hội chợ càng tập trung.
Lập shortlist nhà cung cấp (20–40 gian hàng)
- Nghiên cứu trước danh sách exhibitor.
- Phân nhóm theo mức độ ưu tiên (A – B – C).
- Sắp xếp tuyến đi theo từng sảnh để tiết kiệm thời gian.
Đặt lịch hẹn trước
- Gửi email giới thiệu doanh nghiệp và nhu cầu cụ thể.
- Xác nhận khung giờ gặp để đảm bảo có đủ thời gian trao đổi kỹ thuật.
Chuẩn bị tài liệu & thông số (Spec Pack)
- File RFQ với đầy đủ: thành phần, GSM, co rút, độ bền màu…
- Mẫu vải tham chiếu (swatches).
- Tech pack hoặc hình ảnh sản phẩm.
- Name card song ngữ.
Xem thêm
Đi INTERTEXTILE Bao Nhiêu Ngày Là Đủ?
Đăng ký tham quan INTERTEXTILE: đủ bước từ A–Z
Thực hiện hiệu quả tại hội chợ
Đi theo tuyến đã lên sẵn
- Tham quan theo từng sảnh thay vì di chuyển ngẫu nhiên.
- Ưu tiên các gian hàng đã đặt lịch trước.
Hỏi đúng thông số kỹ thuật
- Trao đổi dựa trên spec cụ thể, tránh hỏi chung chung về giá.
- Xác nhận lại bằng văn bản các thông tin như: MOQ, lead time, điều khoản thanh toán.
Ghi nhận thông tin chuẩn hóa
Áp dụng quy trình đơn giản:
- Chụp ảnh gian hàng (có số booth).
- Chụp mẫu vải.
- Chụp danh thiếp.
- Ghi chú ngắn: giá – MOQ – lead time – điểm nổi bật.
Tối ưu kết quả sau hội chợ
Follow-up trong vòng 48 giờ
- Gửi email cảm ơn và nhắc lại nhu cầu cụ thể.
- Yêu cầu gửi báo giá chính thức và mẫu nếu cần.
So sánh nhà cung cấp bằng bảng tổng hợp
Tạo bảng gồm các tiêu chí:
- Giá
- MOQ
- Lead time
- Chứng nhận
- Chính sách xử lý lỗi
So sánh trên cùng một biểu mẫu giúp quyết định khách quan hơn.
Chốt mẫu & triển khai PPS
- Yêu cầu sample để kiểm tra thực tế.
- Thực hiện test cần thiết (co rút, bền màu…).
- Duyệt PPS trước khi sản xuất hàng loạt.
3. Lời kết
Tránh được những sai lầm khi đi Intertextile đồng nghĩa với việc doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn quá trình tìm kiếm nhà cung cấp, đánh giá chất lượng và triển khai PPS trước sản xuất hàng loạt. Từ khâu lập Buyer Plan, chuẩn hóa thông số vải (GSM, co rút, chứng nhận) đến follow-up sau 48 giờ, mỗi bước đều góp phần nâng cao hiệu quả thu mua. Nếu bạn đang chuẩn bị tham dự hoặc quan tâm thêm các phân khu chuyên ngành như INTERTEXTILE Shanghai Home Textiles, việc có kế hoạch rõ ràng và đơn vị đồng hành phù hợp sẽ giúp chuyến đi mang lại giá trị lâu dài cho doanh nghiệp.
