Vận Chuyển Hàng Mẫu CIFF: Hướng Dẫn Từ A–Z

Vận Chuyển Hàng Mẫu CIFF là khâu then chốt quyết định việc hàng hóa có đến đúng gian hàng, đúng thời điểm và thông quan suôn sẻ hay không. Với kinh nghiệm đồng hành cùng doanh nghiệp Việt tham gia hội chợ quốc tế, Tour hội chợ Quốc tế Vietpower Travel chia sẻ hướng dẫn A–Z giúp bạn xác định đúng hàng mẫu, chuẩn bị chứng từ, chọn phương thức vận chuyển và kiểm soát timeline hiệu quả.

1. Xác định đúng “hàng mẫu CIFF” 

Hàng mẫu / hàng triển lãm là hàng hóa được gửi đi với mục đích trưng bày, giới thiệu hoặc đánh giá, không dùng để mua bán.

Các nhóm hàng thường được xem là hàng mẫu khi đi CIFF:

• Nội thất: sofa, bàn ghế, giường, tủ
• FF&E: đồ rời cho không gian trưng bày
• Vật liệu hoàn thiện: gỗ, đá, vải, da, kim loại
• Booth setup: kệ trưng bày, khung gian hàng, backdrop

Những nhóm này dễ phát sinh vấn đề vì:

• Kích thước lớn, giá trị cao
• Khó phân biệt giữa “trưng bày” và “bán hàng”
• Dễ bị nghi ngờ nếu thiếu chứng nhận hội chợ

2. Chọn “đường đi pháp lý” phù hợp

Lựa chọn đúng cơ chế hải quan giúp thủ tục gửi hàng từ Quảng Châu diễn ra nhanh và hạn chế phát sinh chi phí.

1. Tạm xuất – nhập lại

• Mang hàng từ Việt Nam sang Trung Quốc để trưng bày
• Sau hội chợ, đưa hàng về lại Việt Nam
• Phù hợp với: hàng mẫu độc quyền, không bán tại hội chợ

2. Tạm nhập – tái xuất

• Nhận hàng từ Trung Quốc để trưng bày
• Hết hội chợ phải xuất trả lại
• Phù hợp với: hàng mượn, hàng demo từ đối tác Trung Quốc

3. ATA Carnet

ATA Carnet là giải pháp giúp giảm giấy tờ cho hàng mẫu triển lãm.

Nên dùng khi:

• Hàng có giá trị cao
• Cần thông quan nhanh
• Không bán hàng tại hội chợ

Cần lưu ý:

• Không áp dụng cho mọi loại hàng
• Phải tái xuất đúng thời hạn
• Có chi phí phát hành carnet

3. Lập Timeline Chuẩn (T-6 Tuần) Cho Người Đi Hội Chợ

Một timeline rõ ràng giúp người đi hội chợ chủ động mọi khâu vận chuyển hàng mẫu và tránh bị động sát ngày khai mạc CIFF.

(T-6 tuần) nghĩa là mốc thời gian tính ngược trước ngày khai mạc hội chợ.

• T = ngày hội chợ bắt đầu (ngày bạn cần hàng sẵn sàng để trưng bày)

4. Chuẩn bị bộ chứng từ “đúng & đủ”

Trong quá trình vận chuyển hàng mẫu đi hội chợ, bộ chứng từ là yếu tố quyết định lô hàng có được thông quan đúng tiến độ hay không. Phần lớn các trường hợp bị giữ hàng đều xuất phát từ việc thiếu giấy tờ hoặc thông tin không thống nhất.

Bộ tối thiểu bắt buộc 

Đây là bộ hồ sơ bắt buộc cho hầu hết các lô hàng mẫu:

• Commercial Invoice: Ghi rõ tên hàng, mục đích trưng bày, số lượng, giá trị tham khảo (không phải giá bán).
• Packing List: Thể hiện chi tiết từng kiện: số kiện, trọng lượng, kích thước, cách đóng gói.
• Thông tin người nhận (Consignee): Tên công ty, địa chỉ, người liên hệ tại điểm đến.
• Chứng nhận tham dự hội chợ: Thư xác nhận gian hàng hoặc giấy chứng thực từ ban tổ chức.

Bộ theo tình huống (C/O, giấy phép hàng điều kiện…)

Tùy loại hàng, có thể cần bổ sung thêm:

• C/O (Certificate of Origin): Dùng khi hải quan yêu cầu xác định xuất xứ rõ ràng.
• Giấy phép cho hàng điều kiện: Áp dụng với: thực phẩm, mẫu y dược, sinh phẩm, thiết bị đặc thù.
• Tài liệu kỹ thuật hoặc mô tả sản phẩm: Hữu ích với hàng máy móc, vật liệu mới.

Quy tắc “khớp dữ liệu”

Hải quan sẽ kiểm tra tính nhất quán giữa các chứng từ theo các tiêu chí sau:

• Tên hàng trên invoice phải trùng với packing list
• HS code phù hợp với mô tả hàng
• Số lượng – trọng lượng – số kiện không chênh lệch
• Giá trị khai báo hợp lý với mục đích trưng bày

5. Đóng gói & dán nhãn chuẩn hội chợ

Đóng gói đúng tiêu chuẩn giúp giảm hư hỏng và hỗ trợ quá trình lưu ý nhận hàng mẫu diễn ra nhanh, rõ ràng.

Tiêu chuẩn đóng gói: chống sốc – chống ẩm – gia cố góc cạnh

Khi gửi hàng mẫu, đặc biệt là nội thất và vật liệu:

• Sử dụng vật liệu chống sốc (xốp, mút, foam)
• Bọc chống ẩm cho hàng nhạy cảm
• Gia cố góc cạnh và bề mặt dễ trầy
• Với kiện lớn, nên dùng thùng gỗ hoặc pallet cố định

Dán nhãn theo kiện: mã kiện, hướng đặt, fragile, thông tin consignee

Mỗi kiện hàng cần có nhãn rõ ràng:

• Mã kiện (ví dụ: 1/5, 2/5…)
• Ký hiệu Fragile / This side up nếu cần
• Tên & địa chỉ người nhận
• Số điện thoại liên hệ

6. Chọn phương thức vận chuyển 

Việc gửi hàng mẫu từ Trung Quốc về Việt Nam có thể linh hoạt theo nhiều phương thức, tùy vào thời gian, kích thước và ngân sách.

Đường bay: phù hợp hàng gấp / hàng nhỏ (chi phí cao)

• Thời gian nhanh
• Phù hợp mẫu nhỏ, cần nhận sớm
• Chi phí cao, giới hạn kích thước

Đường biển LCL/FCL: phù hợp hàng lớn / không gấp (tối ưu chi phí)

• LCL: hàng ghép, phù hợp số lượng vừa
• FCL: nguyên container, phù hợp hàng cồng kềnh
• Thời gian dài hơn nhưng kiểm soát chi phí tốt

Đường bộ / đường sắt: trung hòa thời gian & chi phí

• Phù hợp tuyến Trung Quốc – Việt Nam
• Thời gian và chi phí ở mức cân bằng
• Linh hoạt cho lô hàng vừa và lớn

7. Lời kết

Việc vận chuyển hàng mẫu đúng quy trình giúp doanh nghiệp chủ động trưng bày, tránh phát sinh thuế, chậm tiến độ hay thất lạc hàng hóa. Từ xác định hàng mẫu, chuẩn bị chứng từ, đóng gói đến lựa chọn phương thức vận chuyển, mỗi bước đều cần được lên kế hoạch sớm và nhất quán. Với vai trò là đơn vị lữ hành hỗ trợ hội chợ quốc tế, Vietpower Travel không chỉ đồng hành về hành trình mà còn giúp khách hàng kết nối hậu cần hiệu quả khi tham gia CIFF.